Rozwiń swoją facylitację

Diana Howles

ATD, 2022

Ten kompleksowy i szczegółowy przewodnik po najlepszych praktykach w zakresie wirtualnych szkoleń oferuje ponad 100 praktycznych wskazówek ułatwiających skuteczne uczenie się online i hybrydowe, w tym koncepcje takie jak blended learning i „odwrócona klasa”. Ekspert ds. szkoleń, Diana Howles, opiera swoje porady na modelu „Virtual Training Capability Model”. Model ten obejmuje osiem obszarów wiedzy specjalistycznej, obejmujących cały proces projektowania, dostarczania, oceny i doskonalenia. Największe korzyści odniosą nowicjusze w nauczaniu online na żywo, ale nawet doświadczeni facylitatorzy uznają ten przewodnik za przydatne źródło informacji.

Streszczenie oryginału tłumaczone algorytmicznie (przepraszamy za ewentualne błędy) jako materiał na nasze wykłady integracyjne.

Korzyści

• Włączenie Learning Experience Design (LXD) do wirtualnych szkoleń w celu poszerzenia i ożywienia konwencjonalnego podejścia do tradycyjnego projektowania instrukcji.
• Stwórz skuteczne wirtualne środowisko uczenia się i poprowadź uczestników, aby stali się współtwórcami swojej nauki.
• Podczas nagrywania wirtualnych szkoleń należy pamiętać, że łączymy się z prawdziwymi ludźmi w czasie rzeczywistym.
• Przemyślane wykorzystanie interaktywnych narzędzi dostępnych w ramach wirtualnych szkoleń może zwiększyć zaangażowanie uczestników i sprzyjać głębszemu uczeniu się.
• Uczniowie mogą się przyzwyczaić i przestać angażować w naukę online na żywo, jeśli nie urozmaicisz zajęć.
• Gdy coś pójdzie nie tak w szkoleniu online, zachowaj spokój i sprawność, aby móc szybko odzyskać równowagę.
• Nieustannie oceniaj wpływ swoich programów. Poświęć czas na ocenę ich wartości i analizę danych w celu ciągłego doskonalenia.
• Praktykuj „blended learning”, w którym łączysz szkolenia online na żywo z zadaniami zewnętrznymi w celu rozszerzenia nauki.
• W przypadku łączenia w sesji szkoleniowej osób uczących się na żywo i online, należy przygotować się jeszcze staranniej.

Podsumowanie

• Włącz projektowanie doświadczeń edukacyjnych (LXD) do wirtualnych szkoleń, aby poszerzyć i ożywić konwencjonalne podejście do tradycyjnego projektowania instrukcji.
• Chociaż możesz być weteranem szkoleń stacjonarnych, wirtualna facylitacja wymaga nieco innych umiejętności. Musisz być pewny siebie w zarządzaniu interaktywnością online, wielozadaniowością i logistyką. Potrzebna jest biegłość techniczna, umiejętność rozwiązywania problemów i profesjonalna prezencja przed kamerą. Ważna jest również modulacja głosu i umiejętność angażowania wirtualnych uczniów. Doskonaląc te umiejętności i zdobywając nową wiedzę, można lepiej zaspokoić potrzeby współczesnego hybrydowego środowiska pracy.

• Wykorzystaj tradycyjne cele nauczania do kierowania projektem instruktażowym, ale przeformułuj je i udostępnij w sposób, który jasno pokazuje, w jaki sposób szkolenie pomoże uczestnikom. Twoim celem jest skłonienie ich do myślenia: „Tak, chcę się tego nauczyć”. Zintegruj wszystkie elementy czterech wymiarów uczenia się w swoich wirtualnych doświadczeniach edukacyjnych: poznawcze – informacje; emocjonalne – motywacja ucznia; społeczne – dawanie i branie między instruktorem a uczestnikami; oraz behawioralne – wprowadzanie nauki w życie. Połączenie tych elementów może się różnić w zależności od celów edukacyjnych, rodzaju treści, cech uczniów i narzędzi technicznych dostępnych w wirtualnym środowisku klasowym. Łącznie te cztery elementy sprawiają, że doświadczenia edukacyjne są bardziej angażujące, znaczące i wpływowe.

• „Projektuj wirtualne szkolenia jako doświadczenia edukacyjne, które integrują poznawcze, emocjonalne, społeczne i behawioralne wymiary uczenia się”.
• Priorytetowo traktuj perspektywy swoich uczniów, biorąc pod uwagę ich pomysły, decyzje i preferencje. Poproś o wkład wirtualnych uczniów na wczesnych etapach procesu projektowania kursu. Opracuj personę wirtualnego ucznia, aby kierować projektowaniem wirtualnych programów szkoleniowych na większą skalę. Stwórz mapę doświadczeń, która przewiduje wirtualną podróż edukacyjną uczestników, od początku do końca. Uwzględnij „zasadę szczytu”: Pomóż uczniom zachować nową wiedzę, zatrzymując się na końcu ważnych fragmentów nauki i prosząc ich o zastanowienie się nad tym, co ich wyróżniło. Zachęca to uczestników do zapamiętania najważniejszych momentów. Zmień tradycyjny paradygmat czterościennej klasy na otwartą i współdzieloną wirtualną przestrzeń edukacyjną.

• Stwórz efektywne wirtualne środowisko uczenia się i poprowadź uczniów, aby stali się współtwórcami swojej nauki.
• Środowisko uczenia się wpływa na poziom uczestnictwa uczniów, poczucie przynależności oraz zdolność do wyrażania opinii i popełniania błędów. Korzystaj z wielu metod komunikacji, aby powitać uczestników. Zachęcaj i nagradzaj aktywne uczestnictwo. Podejmuj proaktywne kroki w celu zminimalizowania rozpraszania uwagi i przerw, które mogą utrudniać naukę, prosząc uczestników o znalezienie cichych miejsc na sesje i wyciszenie telefonów oraz powiadomień cyfrowych. Buduj osobiste więzi, witając ludzi z uśmiechem i używając imion uczestników podczas całego szkolenia. Na początku zapoznaj uczestników z technologią używaną podczas zajęć.

• „Tak jak facylitatorzy kształtują środowiska uczenia się, tak środowiska uczenia się kształtują uczących się i ich ogólne doświadczenia”.
• Ustal oczekiwania dotyczące zachowania i etykiety uczniów i wzmocnij je w razie potrzeby. Promuj początkowe połączenia za pomocą czatu, grup dyskusyjnych, ćwiczeń na tablicy lub werbalnych wprowadzeń dla mniejszych klas. Wspieraj bezpieczeństwo psychologiczne podczas wirtualnych szkoleń: Uczestnicy muszą czuć, że mogą podejmować ryzyko i popełniać błędy bez obawy przed krytyką, wstydem lub zażenowaniem.

• Pomagaj wirtualnym uczniom, zapewniając kontekst dla przerw i ciszy – lub czegokolwiek, czego nie widzą: Na przykład: „OK, przedstawiam tutaj plik PDF”. Odnieś się na głos do potencjalnych zastrzeżeń ucznia do prezentowanego materiału: „Niektórzy z was prawdopodobnie zastanawiają się, w jaki sposób ten nowy system zarządzania projektami… sprawi, że proces będzie bardziej wydajny”. Wyznaczaj okresy ciszy, aby umożliwić uczestnikom wykonanie zadań lub zapoznanie się ze złożonymi wizualizacjami. Poinformuj wcześniej, kiedy, dlaczego i na jak długo nastąpi cisza.

• „Wykwalifikowani wirtualni facylitatorzy prowadzą uczniów do bycia współtwórcami własnej nauki”.
• Zapewnienie otwartej przestrzeni konwersacyjnej (takiej jak czaty) dla wszystkich uczestników i ostrzeganie uczestników z wyprzedzeniem, kiedy mogą zostać poproszeni o podzielenie się swoimi doświadczeniami. Przekazuj instrukcje na wiele sposobów, a w przypadku bardziej złożonych działań powtarzaj je co najmniej trzy razy. Uznaj i wykorzystaj wkład uczestników. Powracaj do wcześniejszych komentarzy uczestników w trakcie szkolenia, aby wzmocnić powiązania i pamięć. Zwiększaj sprawczość uczestników, zapewniając im wiele okazji do bycia wysłuchanym i oferując kierowany wybór różnych sposobów, w jakie mogą wnieść swój wkład.

• Podczas nagrywania wirtualnego szkolenia pamiętaj, że łączysz się z prawdziwymi ludźmi w czasie rzeczywistym.
• Kadr kamery podświadomie mówi uczestnikom, aby zwracali uwagę na wszystko, co znajduje się w kadrze. Aby zminimalizować rozpraszanie uwagi, upewnij się, że kadr kamery jest wolny od wizualnego bałaganu i wybierz tło, które nie przyciąga nadmiernej uwagi. Rozmycie tła to jeden ze sposobów na ograniczenie rozpraszania uwagi. Alternatywą jest zakup odpowiedniego fizycznego tła lub użycie zawartości slajdów jako tła.

• „Jako facylitatorzy, bądź w kamerze z odpowiednim tłem, oświetleniem, ekspresją, kątem, ubraniem i przestrzenią nad głową (B-L-E-A-C-H) podczas celowych momentów połączenia”.
• Słabe oświetlenie może utrudniać uczestnikom wyraźne widzenie. Upewnij się, że Twoja twarz jest dobrze oświetlona od przodu miękkim, równomiernym światłem. Bądź ekspresyjny i utrzymuj kontakt wzrokowy z kamerą, gdy jest to właściwe. Unikaj nadmiernego ruchu ciała i noś jednolite kolory, które kontrastują z tłem. Ustaw się na środku kadru z głową zajmującą większość przestrzeni.

• Sposób mówienia może być równie ważny jak sama treść. Twój „przekaz wokalny” przekazuje między innymi Twoją intencję, troskę, energię, entuzjazm i profesjonalizm. Jeśli Twoja wirtualna platforma szkoleniowa nie ma redukcji szumów otoczenia, użyj zestawów słuchawkowych z redukcją szumów lub zewnętrznego mikrofonu w cichym miejscu.

• „Wzmocnij swoją obecność online jako facylitator, podnosząc jakość dźwięku i głosu”.
• Utrzymuj wyprostowaną postawę i oddychaj przeponą podczas prowadzenia zajęć online. Zatrzymuj się na chwilę między zdaniami, aby dać uczniom czas na przetworzenie informacji. Wypowiadaj się frazami, aby spowolnić tempo mówienia i zmieniać sposób emisji głosu w celu podkreślenia i przyciągnięcia uwagi. Używaj stylu konwersacyjnego z nieformalnym językiem i zaimkami osobowymi, takimi jak „ty”, „my” i „pozwólmy”, aby promować głębszą naukę. Zwiększ zainteresowanie, zmieniając tempo i akcenty głosowe.

• Przemyślane wykorzystanie interaktywnych narzędzi dostępnych w ramach wirtualnych szkoleń może zwiększyć zaangażowanie uczestników i sprzyjać pogłębionej nauce.
• Używaj tych narzędzi z jasnym uzasadnieniem ich zastosowania, zamiast polegać na nich tylko dlatego, że istnieją. Należy dążyć do dobrze uzasadnionej strategii ich wykorzystania, w tym kiedy, dlaczego i w jaki sposób każde narzędzie może wspierać pożądane wyniki i cele uczniów.

• „Strategicznie wykorzystuj narzędzia platformy wirtualnej we właściwym czasie, z właściwą aktywnością i z właściwego powodu”.
• Używaj czatu do szybkich, krótkich odpowiedzi. Promuj funkcje interakcji z uczniami, takie jak wirtualne podnoszenie rąk, w celu zadawania pytań i zachęcania do komentowania w czasie rzeczywistym. Udostępnianie ekranu w celu wyjaśnienia wizualizacji lub zilustrowania treści. Zaangażuj wszystkich uczestników przed kamerą podczas dyskusji w dużych grupach i użyj adnotacji na żywo, aby podkreślić kluczowe elementy wizualne. Wykorzystaj tablice do wspólnej burzy mózgów i działań z udziałem wielu uczestników. Upewnij się, że dobrze rozumiesz instrukcje dotyczące aktywności przed ich rozpoczęciem i zawsze podsumowuj po ich zakończeniu, ponieważ wynikające z nich powiązania mogą być bardzo cenne.

• Uczniowie mogą się przyzwyczaić i przestać angażować w naukę online na żywo, jeśli nie urozmaicisz zajęć.
• Gdy mówisz monotonnym głosem, pozostawiasz pojedynczy slajd zbyt długo, używasz powtarzających się projektów slajdów lub nie uwzględniasz różnorodnych działań edukacyjnych lub narzędzi szkoleniowych, uczestnicy mogą się wyłączyć. Mieszaj treści, w tym ich układ i medium, używaj tekstu, obrazów, filmów i dźwięku. Tam, gdzie to możliwe, korzystaj z wielu facylitatorów, aby urozmaicić głos i zwiększyć zaangażowanie.

• „Wykorzystaj moc ruchu na wiele sposobów, aby zaangażować uczestników podczas wirtualnego szkolenia”.
• Włączaj wizualizacje dla przejrzystości i różnorodności, gdy wymaga tego treść instrukcji. Twórz złożone wizualizacje slajdów stopniowo w czasie rzeczywistym za pomocą animowanych kompilacji. Kieruj uwagę uczestników na odpowiednie części prezentacji za pomocą wskaźników i innych elementów wizualnych podczas ich omawiania. Dostosuj slajdy do typu treści. Zachęcaj uczestników do korzystania z różnych narzędzi na wirtualnej platformie szkoleniowej w celu dynamicznego poruszania się. Włącz przerwy do sesji szkoleniowych, aby pomóc w utrzymaniu koncentracji uwagi.

• Gdy coś pójdzie nie tak podczas szkolenia online, zachowaj spokój i zwinność, aby móc szybko odzyskać równowagę.
• Metoda 3 M rozwiązywania problemów i odzyskiwania sprawności może pomóc w przypadku napotkania problemów: łagodzić, zarządzać i iść naprzód. Łagodzenie poprzez burzę mózgów na temat potencjalnych problemów przed rozpoczęciem wirtualnych zajęć i podejmowanie kroków w celu zapobiegania lub zmniejszania ryzyka wystąpienia tych problemów z wyprzedzeniem – na przykład prosząc uczestników o wcześniejsze zalogowanie się. Zarządzaj, pewnie i szybko radząc sobie z pojawiającymi się wyzwaniami: na przykład, jeśli przypadkowo zostawisz włączony telefon i zacznie on hałasować, nie przerywaj sesji; wrzuć go do szuflady i zajmij się nim później.

• „Użyj metody 3 M, aby zmniejszyć ryzyko, zarządzać oczekiwanymi i nieoczekiwanymi sytuacjami oraz pomóc uczniom (i sobie) iść naprzód”.
• Wreszcie, idź naprzód: Odbijaj się od trudności technicznych i innych, zamiast tkwić w przeszłości. Szybka regeneracja i pójście naprzód jest niezbędne dla dobra zajęć. Posiadanie planu na wypadek potencjalnych zakłóceń może pomóc w szybszym powrocie do zdrowia.

• Stale oceniaj wpływ swoich programów. Poświęć czas na ocenę ich wartości i analizę danych w celu ciągłego doskonalenia.
• Podczas fazy projektowania projektu, ustal plan ewaluacji oparty na wiedzy i celach wydajnościowych. Rozważ dobrze znane ramy oceny uczenia się, takie jak czteropoziomowy proces modelu Kirkpatricka i metodologia ROI Phillipsa. Określ poziomy oceny najważniejsze dla klientów, pracowników, menedżerów i interesariuszy, aby ocenić skuteczność wirtualnego szkolenia. Informuj o kluczowej roli menedżerów w ocenie i wzmacnianiu wyników szkoleń.

• „Aby stale się doskonalić, oceniaj skuteczność swoich wirtualnych programów szkoleniowych i przekraczaj granice tego, co zrobiłeś wcześniej, aby odkryć, co jeszcze może być”.
• Współpracuj z menedżerami, aby obserwować i mierzyć zastosowania nauki w miejscu pracy, zapewniając wsparcie w postaci pomocy lub rubryk oceny. W razie potrzeby współpracuj z interesariuszami lub profesjonalnymi ewaluatorami w celu gromadzenia danych dotyczących wpływu na całą organizację. Podejmuj ryzyko, eksperymentuj i wprowadzaj innowacje w szkoleniach wirtualnych. Zaangażuj ekspertów, aby odpowiadali na pytania uczestników w czasie rzeczywistym podczas sesji online. Bądź otwarty na potencjalną rolę konwersacyjnej sztucznej inteligencji w ułatwianiu szkoleń wirtualnych i bądź na bieżąco z przyszłością branży szkoleń wirtualnych.

• Praktykuj „blended learning”, w którym łączysz szkolenia online na żywo z zadaniami zewnętrznymi w celu rozszerzenia nauki.
• Łącz elementy synchroniczne i asynchroniczne w celu stworzenia kompleksowego programu szkoleń wirtualnych. Wykorzystaj asynchroniczne (do samodzielnej nauki) komponenty kursu do niezależnych zajęć. Wykorzystanie synchronicznego czasu zajęć do dyskusji na żywo, podziałów na grupy, współpracy, burzy mózgów, analizy, rozwiązywania problemów i ćwiczenia umiejętności z informacją zwrotną.

• „Połącz synchroniczne instrukcje online z komponentami asynchronicznymi, aby usprawnić naukę”.
• Pytania przeglądowe pomagają uczniom ćwiczyć zapamiętywanie i otrzymywać informacje zwrotne. Przypisuj wymagane zadania do wykonania przed zajęciami na żywo, aby wzbudzić zainteresowanie uczestników tematem. Śledź ukończenie zadań przed zajęciami i kontaktuj się z uczestnikami, którzy nie ukończyli pracy wstępnej. Ustaw automatyczne przypomnienia o ukończeniu zadań przeglądowych w odstępach jednego dnia, jednego tygodnia i jednego miesiąca po szkoleniu. Przydzielając lektury lub filmy do nauki asynchronicznej, wskaż, na czym należy się skupić i jakie korzyści przyniesie dana treść.

• W przypadku łączenia uczestników szkolenia na żywo i online, należy przygotować się jeszcze staranniej.
• Nadaj priorytet technologii audio: Używaj mikrofonu bezprzewodowego lub wysokiej jakości mikrofonu dookólnego w pomieszczeniu, aby zapewnić mobilność i czysty dźwięk. Wybierz technologię wspierającą w oparciu o jakość i łatwość użytkowania. Rozmieść fizyczną konfigurację przestrzeni w przemyślany sposób, biorąc pod uwagę jej wpływ na udostępnianie i dyskusję.

• „Określenie, czy nauka mieszana na żywo może być opłacalna, czy też nie, zależy od posiadanych zasobów w zakresie wymaganej technologii, zatrudnienia współprowadzących, elastyczności projektu, zdolności do utrzymania niewielkiej liczebności klasy i dostępu do dodatkowego wsparcia IT”.
• Umożliwienie uczestnikom dokonania wyboru pomiędzy uczestnictwem w szkoleniu wirtualnie lub osobiście. Współpracuj ze współprowadzącymi w przypadku zajęć mieszanych na żywo, wyznaczając głównego moderatora zarówno dla uczestników na miejscu, jak i online. Dysponuj technikiem IT do kontroli technicznej przed zajęciami i rozwiązywania problemów podczas zajęć. Dąż do zapewnienia równego doświadczenia edukacyjnego zarówno dla uczestników zdalnych, jak i stacjonarnych – poproszenie uczestników zdalnych o opinie w pierwszej kolejności może pomóc przeciwdziałać wszelkim uprzedzeniom na korzyść uczestników osobistych.

O autorze

• Diana L. Howles jest mistrzynią w prowadzeniu szkoleń online i blended learning. Jest byłym prezesem Stowarzyszenia Rozwoju Talentów w Madison oraz regularnym prezenterem i głównym mówcą na konferencjach na całym świecie.