Porzuć przeszłość, przyjmij przyszłość i prowadź do zmian

Joe Hirsch

Rowman & Littlefield Publishing Group, Inc., 2017

Każdy, kto przeszedł przez rozdzierające oceny wydajności, wie, że udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnych może być bezowocnym doświadczeniem, jeśli nie wręcz przeciwskutecznym. Jako alternatywę, konsultant ds. przywództwa i komunikacji Joe Hirsch przedstawia „feedforward”, podejście zorientowane na przyszłość. Przedstawia on sześć sposobów na naprawienie tradycyjnej informacji zwrotnej. Powołując się na liczne studia przypadków, w tym dane z międzynarodowych firm, szkół państwowych, ośrodków szkoleniowych dla liderów i nowych obszarów badań, pokazuje, że przekazywanie informacji zwrotnej jest umiejętnością życiową, która ma kluczowe znaczenie dla biznesu, edukacji, rodzicielstwa i nie tylko.

Streszczenie tłumaczone z angielskiego maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze przemówienia inspiracyjne

Wnioski

• Tradycyjne informacje zwrotne zorientowane na przeszłość przynoszą efekt przeciwny do zamierzonego.
• „Feedforward” skupia się na przyszłych perspektywach, a nie na błędach popełnionych w przeszłości.
• Feedforward składa się z sześciu podstawowych elementów, które tworzą akronim REPAIR: „regeneruje” i „rozszerza”. Jest „konkretny” i „autentyczny”. Ma „wpływ” i „udoskonala”.
• Feedforward ma ogromny potencjał do poprawy czterech sfer wydajności: „kreatywności, świadomości, zespołów” i „autonomii”.
• Kreatywność rozwija się tam, gdzie panuje ciekawość i wolność.
• Rozwijanie większej świadomości – czyli uważne słuchanie swojego wewnętrznego głosu – poprawia wydajność.
• Korzystając z feedforward, liderzy mogą poprawić komunikację i współpracę w zespole.
• Autonomia przekształca ludzi z ofiar w twórców.

Podsumowanie

• Tradycyjna informacja zwrotna zorientowana na przeszłość przynosi efekty odwrotne do zamierzonych.
• Tradycyjny model informacji zwrotnej jest przestarzały. Być może sprawdzał się dobrze, gdy firmy mogły mierzyć wydajność pracownika, ale obecnie, gdy około 70% pracowników pracuje w zawodach opartych na usługach i wiedzy, wydajność jest niemożliwa do zmierzenia. W biznesie informacje zwrotne są rzadkie, subiektywne, arbitralne, czasochłonne i zorientowane na przeszłość. Według badania przeprowadzonego na Uniwersytecie Columbia, pracownicy przyswajają tylko 30% otrzymywanych informacji zwrotnych, a pozostałe odrzucają lub ignorują. W edukacji nacisk na ocenianie sprzyja apatycznemu podejściu do nauki. W końcu uczniowie nie mogą poprawić swoich ocen retrospektywnie. Niemniej jednak tradycyjne podejście do informacji zwrotnej jest niezwykle popularne w edukacji i biznesie.

• „Przekazywanie innym informacji zwrotnych na temat rzeczy, których nie mogą zmienić, jest jak proszenie ich o wyjście z bloku cementu, który już zastygł”.
• Tradycyjna informacja zwrotna wymaga ogromnej inwestycji czasu. Firma konsultingowa Deloitte, międzynarodowa firma zatrudniająca ponad 250 000 pracowników, obliczyła, że spędza około dwóch milionów godzin rocznie na zarządzaniu wynikami. Jednak odgórne oceny nie zachęcają do rozwoju kariery lub zwiększonego zaangażowania. Skupiają się one na słabych stronach, zamiast przedstawiać rozwiązania, a tym samym zmniejszają możliwości rozwoju. Czując się osądzani przez ustaloną narrację na temat swoich możliwości, pracownicy opierają się informacjom zwrotnym, co może wywołać „wyuczoną bezradność” – stan psychologiczny, w którym ludzie czują się bezsilni, aby zmienić swój wynik.

• „Feedforward” koncentruje się na przyszłych perspektywach, a nie na błędach popełnionych w przeszłości.
• Trener przywództwa i autor Marshall Goldsmith opracował koncepcję feedforward, która polega na proszeniu o radę, jak poprawić się w przyszłości. Podejście to opiera się na założeniu, że ludzie osiągają najlepsze wyniki, gdy koncentrują swoją energię na przyszłych zachowaniach, które mogą zmienić, a nie na przeszłych wydarzeniach, których nie mogą.

• „Przeszłość to czas na refleksję. Przyszłość to miejsce na działanie. Przeszłość jest już zapisana. Przyszłość jest wciąż niezapisana. Nigdy nie możemy zmienić przeszłości. Zawsze możemy zmienić przyszłość. W przeszłości przekazywaliśmy informacje zwrotne. W przyszłości będziemy dawać feedforward”.
• W ramach feedforward menedżerowie przeprowadzają proste cotygodniowe odprawy z pracownikami, aby omówić otwarte zadania i ostatnie prace. Odprawy stawiają rozwój na pierwszym miejscu przed oceną i pozwalają na szczerą dyskusję między menedżerami a pracownikami. Menedżerowie mogą oferować wskazówki pracownikom, którzy z kolei mogą poruszać tematy swoich mocnych stron, celów zespołu i aspiracji zawodowych. Podejście feedforward zabiera pracowników w podróż samopoznania i oferuje zawodową jasność.

• Feedforward składa się z sześciu podstawowych elementów, które tworzą akronim REPAIR: „regeneruje” i „rozszerza”. Jest „konkretny” i „autentyczny”. Ma „wpływ” i „udoskonala”.
• Model feedforward zawiera sześć wzajemnie wzmacniających się elementów. Organizacje mogą zastosować je wszystkie lub wybrać te, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom:

• Regeneruje – Feedforward regeneruje talenty, pomagając ludziom odnaleźć cel. Traktuje zasoby ludzkie jako inwestycje, a nie wydatki. Feedforward rozszerza możliwości rozwoju przywództwa i rotacji stanowisk w celu rozwijania umiejętności pracowników. Podejście to inspiruje pracowników do uczenia się przez całe życie w celu osiągnięcia satysfakcji z pracy, a także rozwoju kariery.
• Rozszerza – Feedforward rozszerza możliwości, pozwalając ludziom na generowanie pomysłów. Na przykład Pixar stosuje „plussing” w swoich sesjach krytycznych, podejście, które wykorzystuje wzmacniacze (zwroty takie jak „tak, i”, „co jeśli”, „spróbujmy”) zamiast tłumików („to nie zadziała”), aby utrzymać przepływ pomysłów. Ustrukturyzowane debaty, w których poszczególne osoby muszą bronić swojej pracy, generują więcej pomysłów niż otwarta burza mózgów.
• Konkretny – Feedforward jest konkretny i skupia się tylko na jednej kwestii w danym momencie. Pomaga to uniknąć zmęczenia decyzjami, stanu, który może wywołać przeciążenie informacjami. W sesjach feedforward porady powinny być proste, jasne i dobrze zdefiniowane.
• Autentyczność – aby sprowokować prawdziwą poprawę, korygująca informacja zwrotna musi być szczera i uczciwa, nawet jeśli jest negatywna. Podczas gdy nowicjusze preferują pozytywną krytykę, eksperci rozkoszują się negatywną krytyką, która pomaga im się poprawić. Upewnij się, że twoja informacja zwrotna jest konstruktywna, ale unikaj dawania pustych pochwał tylko po to, by zrównoważyć negatywne komentarze. Zamiast tego obiektywnie przedstaw obserwacje i fakty z myślą o przyszłych osiągnięciach.
• Wpływ – jeśli nie przełożysz wiedzy na działanie, nie osiągniesz postępu. Zachęcając pracowników do działania, zacznij od długoterminowego celu („kamienia milowego”), ale podziel go na mniejsze kroki („kamyki”). Zachęcaj pracowników do proponowania własnych pomysłów na realizację zadań.
• Doskonali – Feedforward sprawia, że pracownicy czują się współtwórcami własnego procesu rozwoju. Liderzy tworzą zespoły o uzupełniających się stylach, zachęcając do obiektywnej niezgody i „kreatywnego ścierania się” w celu tworzenia przełomowych rozwiązań.
• Feedforward ma ogromny potencjał do poprawy czterech sfer wydajności: „kreatywności, świadomości, zespołów” i „autonomii”.
• Naprawiając tradycyjny model informacji zwrotnej, menedżerowie i nauczyciele dzielą się odpowiedzialnością za ocenę i doskonalenie odpowiednio z pracownikami i uczniami. Korzyści z feedforward przejawiają się w czterech głównych obszarach wydajności:

• Kreatywność – Uwolniona od ograniczeń wyobraźnia odwiedza nieodkryte miejsca.
• Świadomość – słuchanie wewnętrznego głosu pomaga „pracować mądrzej, grać intensywniej i żyć lepiej”.
• Zespoły – Feedforward może radykalnie poprawić współpracę i komunikację w zespołach.
• Autonomia – Autonomiczny feedforward daje ludziom pewność siebie, której potrzebują do działania.
• Kreatywność rozwija się tam, gdzie panuje ciekawość i wolność.
• Kreatywność rozwija się w środowiskach, w których ludzie mają autonomię wyboru i eksperymentowania. Ścisłe ograniczenia dławią kreatywność i innowacyjność, ponieważ ludzie rzadko próbują wyeliminować pozornie nieruchome ograniczenia. Zamiast zalecać odbiorcy stałe rozwiązanie, co jest tendencją tradycyjnej informacji zwrotnej, feedforward pokazuje pracownikom lustro, w którym mogą się przejrzeć, pozwalając im na ujawnienie siebie. Feedforward zachęca ludzi do przekraczania granic i odkrywania nowych sposobów myślenia.

• „Zachęcanie innych do wykonywania jak najlepszej pracy ma miejsce, gdy zarządzamy z punktu oderwanego połączenia: wystarczająco blisko, by mieć znaczenie, ale zbyt daleko, by się wtrącać”.
• W tradycyjnej informacji zwrotnej dynamika władzy jest przechylona na korzyść osoby udzielającej. Feedforward natomiast kładzie nacisk na równość. Rozprasza władzę i zachęca do ciekawości, dociekania i autonomii. Sposób, w jaki komunikuje się autorytet wpływa na to, jak kreatywnie ludzie podchodzą do problemu. Dawanie otwartego zadania pozwala na wyłonienie się różnych rozwiązań. Na przykład 3M, międzynarodowy konglomerat, zachęca pracowników do częstych przerw i z zadowoleniem przyjmuje rozproszenie uwagi lub „spekulacyjne poszukiwania”, które prowadzą do wglądu. Podobnie Google ma politykę, która pozwala pracownikom poświęcić 20% swojego czasu na odkrywanie pomysłów, które ich interesują. A kilka amerykańskich szkół ustanowiło Genius Hour, jedną godzinę tygodniowo, podczas której uczniowie mogą wybrać, czego i w jaki sposób chcą się uczyć, z wbudowaną odpowiedzialnością i osobistą odpowiedzialnością.

• Rozwijanie większej świadomości – czyli uważne słuchanie swojego wewnętrznego głosu – poprawia wydajność.
• Większość informacji zwrotnych pochodzi z zewnętrznego źródła – od menedżera, trenera lub nauczyciela. Jednak informacja zwrotna zachęca ludzi do skupienia się na sobie i przeprowadzenia uczciwej samooceny w celu odkrycia swoich pasji, umiejętności, nadziei i obaw. Dostrój się do swojego wewnętrznego głosu, wydobywając głębię swojej samowiedzy. Wraz ze wzrostem świadomości własnych mocnych i słabych stron oraz pragnień, można aktywnie wyznaczać własny kurs. Zmiany w zachowaniu zaczynają się od wewnętrznej zmiany. Wysłuchanie czyjejś opinii może poinstruować, ale tylko twoja osobista reakcja naprawdę się zmienia.

• „Inni mogą widzieć to, co my wiemy, ale tylko my wiemy, co widzimy – i widzimy więcej niż ktokolwiek inny. Nikt nie ma dostępu do mglistych części naszej głębokiej świadomości. Jeśli więc informacja zwrotna ma doprowadzić do zmiany zachowania, a zmiana zachowania zaczyna się od zmiany nastawienia, to okazuje się, że to my, a nie nikt inny, mamy najlepszy wgląd w nasze własne wyniki. W końcu jesteśmy najbardziej wtajemniczeni”.
• Michael Gervais, psycholog sportowy specjalizujący się w nauce o wysokiej wydajności, jest niezbędnym członkiem zespołu Seattle Seahawks. Zachęca zawodników do trenowania zarówno wytrzymałości psychicznej, jak i autorefleksji. Nie kładąc nacisku na wygrywanie, trenerzy Seahawks zachęcają każdego zawodnika do osiągania osobistych wyników. Zaangażowanie w wartości zespołowe i ocena osobistego potencjału to zwycięska kombinacja.

• Poniższe techniki mogą pomóc w przejściu na wewnętrzne nastawienie nie tylko na boisku, ale także w pracy i w szkole:

• „Konstruktywna rozmowa z samym sobą” – ta technika coachingu poprawia sposób podejmowania decyzji, radzenia sobie z emocjami i wykonywania zadań. Posiadanie wewnętrznego trenera dającego zachętę, rozmawiającego poprzez działania i samoocenę tworzy skuteczny cykl myślenia i działania.
• „Praktyka fantomowa” – znana również jako „wyobraźnia ruchowa”, praktyka fantomowa jest techniką wizualizacji, w której wyobrażanie sobie wykonywania czynności może przynieść takie same korzyści poznawcze, jak ćwiczenie fizyczne, a wykonywanie ruchów w umyśle może poprawić rzeczywistą wydajność.
• „Mindfulness” – Doskonalenie skupienia i uwagi na chwili obecnej przynosi korzyści fizyczne i psychologiczne. Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne stwierdziło, że 45% nastolatków odczuwa stres związany ze szkołą. Jednak nadopiekuńczość uczniów nie wytworzy odpornych dorosłych, ani nie jest możliwe wyeliminowanie całego stresu. Uważność jest antidotum, pomagającym uczniom kontrolować zachowanie, lepiej się koncentrować i poprawiać wyniki w nauce.
• „Opisuj, nie przepisuj” – Zdolność do etykietowania emocji jest skuteczną metodą radzenia sobie ze strachem i niepokojem. Podchodząc do trudnej sytuacji, cofnij się i zauważ swoje emocje, myśli i obserwacje bez osądzania. Bądź precyzyjny i unikaj nadmiernej samokrytyki. Badania osób z arachnofobią – lękiem przed pająkami – pokazują, że werbalizowanie strachu zmniejsza przerażenie badanych.
• „Jedna rzecz na raz” – wielozadaniowość może hamować zdolność do jasnego myślenia, uczenia się, przełączania się między zadaniami, zachowywania informacji i rozróżniania ważnych informacji od rozpraszających informacji. Feedforward zachęca do ustalania priorytetów zadań i koncentracji na zadaniu, pomagając uniknąć utraty produktywności.
• „Traktuj wszystkie chwile jak równe sobie” – to nastawienie przeciwdziała stresowi związanemu z wydajnością. Ważne momenty w życiu mogą paraliżować nas tremą. Ale podejście do każdego zadania z taką samą energią i celem pomoże ci zachować spokój i samoświadomość.
• „Make it stick” – Zmiana każdego zachowania zaczyna się od celowego tworzenia nowych wzorców nawyków. Na przykład, jedno z badań wykazało, że osoby z wysokim poziomem stresu, które praktykowały uważność przez zaledwie osiem tygodni, zdołały zmienić swój stan emocjonalny i poprawić swoją odporność. Aby jednak uzyskać trwałe rezultaty, należy zrytualizować każdy nawyk. Ustal wyzwalacz, po którym następuje działanie, które prowadzi do nagrody. Powtarzaj, aż ta pętla utworzy nowe ścieżki neuronowe.
• „Zaufaj sobie” – Spoglądanie do wewnątrz w poszukiwaniu potwierdzenia działa najlepiej, gdy masz duże oczekiwania wobec siebie. Posiadanie odwagi, by słuchać własnego głosu i wierzyć w swój potencjał, przywołuje najlepszą wersję samego siebie.
• Korzystając z feedforward, liderzy mogą poprawić komunikację i współpracę w zespole.
• Dzisiejsi konsumenci wymagają od firm uczciwości, a pracownicy pragną celu. Czynniki te powodują wzrost świadomości w miejscu pracy. Dlatego też firmy stają się coraz bardziej oparte na wartościach, co zaczyna się od przywództwa. Świadomi liderzy dążą zarówno do celu, jak i zysku oraz starają się służyć i tworzyć wartość dla wszystkich interesariuszy. Przejście od informacji zwrotnej do informacji zwrotnej może odblokować te cechy u liderów korporacyjnych.

• „Świadomi liderzy kierują się znaczeniem i misją, a nie tylko władzą i pieniędzmi. Przewodzą poprzez mentoring, motywowanie, rozwijanie i inspirowanie ludzi w sposób, który unika dowodzenia i kontroli”.
• Mikroprzesłania, które przenikają codzienne działania i rozmowy w miejscu pracy, definiują jego kulturę. Kiedy te mikrokomunikaty są negatywne i skupiają się na błędach z przeszłości, kultura może być trująca. Ale kiedy te mikrokomunikaty spoglądają w przyszłość możliwości z nadzieją i pozytywnym nastawieniem, wyłania się korzystna kultura zespołu. Koncentrując się na przyszłości, feedforward rozchodzi się po zespołach, inspirując pracowników poczuciem celu, prowadząc do zwiększenia więzi, wkładu i współpracy.

• Autonomia przekształca ludzi z ofiar w twórców.
• Feedforward skupia się na mocnych stronach i przyszłych możliwościach, dając odbiorcom narzędzia autonomii. Zamiast być ofiarą czyjejś opinii na temat twoich niedociągnięć, feedforward pomaga ci znaleźć źródło siły we własnych przedsięwzięciach. Stawiasz czoła wyzwaniom wierząc, że twoje wysiłki coś zmienią i że masz kontrolę nad wynikiem. Taka postawa wytwarza odporność i samostanowienie zamiast fatalizmu.

• „Tradycyjna informacja zwrotna kończy się wytykaniem palcami i frustracją. Zmienia ludzi w ofiary. Natomiast feedforward kulminuje w optymizmie i możliwościach. Zmienia ludzi w twórców – tych, którym udaje się przekształcić wyzwania w możliwości”.
• Trzy S autonomii to „wsparcie, pot i znaczenie”. Wspieranie nowych pracowników poprzez coaching i mentoring to wartościowa inwestycja, która buduje ich pewność siebie i niezależność. Wspierające więzi społeczne w zespołach zwiększają produktywność. Pot, w postaci ciężkiej pracy, przebija talent jako wyznacznik sukcesu. Nawet osoby z naturalnym talentem muszą wkładać wysiłek, ćwiczyć i dążyć do swoich celów. Znaczenie, wewnętrzna radość, jaką przynosi praca, zwiększa zaangażowanie. Samokierowanie i wybór mogą stworzyć poczucie własności i autonomii nawet w przypadku żmudnych i pozornie bezsensownych zadań.

• Tradycyjna informacja zwrotna zabija autonomię poprzez zachęty i pochwały. Zachęty sprawiają, że ludzie dążą do zewnętrznej nagrody, a nie do wewnętrznych celów i osobistej satysfakcji. Autonomia i wysiłek są skuteczniejszymi strategiami zapewniającymi długoterminowy sukces. Pochwały, które koncentrują się na wyniku końcowym, wzmacniają pozycję osoby oceniającej i ograniczają pracowników do ustalonego poglądu na ich potencjał. Wykorzystanie feedforward do nadania priorytetu procesowi i rozwojowi pokazuje pracownikom, w jaki sposób mogą nadal się doskonalić i budować swój własny sukces, nawet jeśli po drodze doświadczą porażek.

• Feedforward to więcej niż narzędzie; to nowy sposób myślenia, który uwalnia potencjał, zwiększa mistrzostwo i umożliwia samopoznanie we wszystkich dziedzinach życia.

O autorze

• Joe Hirsch jest nauczycielem i mówcą. Jego badania były prezentowane w The Wall Street Journal, Harvard Business Review, Inc. i innych ważnych czasopismach.