Jak rozwijać się w pracy… gdziekolwiek jesteś

Robert C. Pozen i Alexandra Samuel

HarperBusiness, 2021

Praca zdalna może stanowić nowe wyzwania w zakresie zarządzania czasem, optymalizacji technologii, prowadzenia spotkań, komunikacji i produktywności. W tym łatwym do czytania, sprawnie zorganizowanym przewodniku, były prezes Fidelity Investments Robert Pozen i ekspert ds. cyfrowego miejsca pracy Alexandra Samuel sugerują sposoby reorganizacji nawyków pracy biurowej w umiejętności pracy zdalnej, aby zwiększyć swoje możliwości zawodowe. Pozen i Samuel reorientują twoje priorytety wokół autonomii. Uczą, jak zarządzać swoim harmonogramem zgodnie z własnymi potrzebami i osiągać więcej dzięki spotkaniom online, mediom społecznościowym, badaniom, pisaniu i prezentacjom. Naucz się działać jako „Business of One”, aby osiągnąć swoje cele zawodowe i osiągnąć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za błędy) jako materiał na nasze szkolenia integracyjne.

Korzyści

• Zmień swoje nastawienie, aby stać się „Business of One”.
• Aby pracować zdalnie, ustal jasne priorytety, skup się na produkcie końcowym i zwalczaj złe nawyki.
• Zorganizuj swój czas, technologię i przestrzeń biurową.
• Opanuj zdalne spotkania, czytanie informacji i komunikację pisemną.
• Profesjonalizuj korzystanie z poczty e-mail, mediów społecznościowych i prezentacji online.
• Aby kierować zespołem zdalnym, ustal podstawowe zasady i negocjuj wskaźniki sukcesu.
• Zastosuj umiejętności pracy zdalnej w hybrydowym miejscu pracy, aby czerpać korzyści z Business of One.

Podsumowanie

• Zmień swoje nastawienie, aby stać się „Business of One”.
• Nastawienie na bycie „Business of One” zmienia sposób mierzenia produktywności. Przechodzisz od rozliczania liczby przepracowanych godzin do śledzenia liczby zrealizowanych celów.

• „Niezależnie od tego, czy jesteś na początku swojej kariery w dużej organizacji, zarządzasz małym zespołem, czy jesteś samozatrudnionym freelancerem, powinieneś spróbować przyjąć sposób myślenia i nawyki właściciela małej firmy”.
• Godziny pracy od dziewiątej do piątej to przestarzałe narzędzie zapewniające odpowiedzialność, produktywność i wymierne wyniki. Zainwestuj w jakość swojej pracy, tworząc lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym dzięki autonomii, jaką zyskujesz pracując w domu.

• W niedawnym badaniu przeprowadzonym na ponad 1000 pracowników zdalnych, osoby posiadające autonomię były bardziej produktywne, szybciej uczyły się pracy w domu i były bardziej zadowolone z tworzenia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, która odpowiada ich potrzebom. Stopień autonomii zależy od pełnionej roli i wartości w firmie lub na rynku freelancerów. Aby zapewnić sobie większą elastyczność, należy w jak największym stopniu przestawić pracę ze współpracy na samotność. Zmniejsz liczbę zadań wymagających spotkań i udziału zespołu.

• Gdy twoja praca staje się bardziej samotna, buduj zaufanie jako szef lub pracownik poprzez:

• Ustalanie jasnych oczekiwań – Ustal swoje wskaźniki sukcesu: najlepsze godziny, w których można się z tobą skontaktować, najbardziej produktywne godziny w ciągu dnia i rozsądny termin.
• Poprawiając komunikację – Nie pozwól, by problemy pozostały niewypowiedziane. Raczej unikaj nadmiernej komunikacji.
• Dokumentowanie wyników – oceny wyników i dowody etyki pracy mają znaczenie dla potencjalnego awansu lub rozmowy kwalifikacyjnej.
• Aby pracować zdalnie, zajmij się wyznaczaniem celów, badaniami i zwalczaniem złych nawyków.
• Jako menadżer lub członek zespołu stosuj trzy strategie produktywnej i wydajnej pracy zdalnej.

• Pierwszą strategią jest skupienie się na tym, co ważne, poprzez ustalenie priorytetów w trzech krokach:

• Wymień swoje cele w trzech kategoriach: czego oczekuje twój szef, czego oczekujesz od swojej kariery i czego oczekujesz od swojego życia osobistego.
• Przypisz priorytet – wysoki, średni, niski – do każdego celu na tych listach.
• Sporządź listę zadań i projektów, które musisz wykonać i połącz je z odpowiadającymi im celami. Jeśli zadanie nie pasuje, porzuć je lub zmień priorytet celu.
• Druga strategia polega na osiągnięciu produktu końcowego w krótszym czasie i z większą pewnością siebie w trzech fazach:

• Zawęź swoje badania. Unikaj marnowania godzin, kierując zapytaniami za pomocą hipotezy, którą można obalić.
• Weryfikuj i rekonstruuj hipotezę na bieżąco, dokonując przeglądów w połowie lotu. Nowe informacje mogą zmienić początkowe wnioski. Przeglądy w połowie lotu służą jako weryfikacja rzeczywistości, szczególnie w przypadku pracowników zdalnych, którzy mają mniej możliwości współpracy.
• Przetestuj wstępne wnioski na konsumentach, aby uzyskać informacje zwrotne i wychwycić wszelkie niedopatrzenia.
• Trzecią strategią jest zwalczanie złych nawyków, takich jak prokrastynacja i perfekcjonizm, przy jednoczesnym wdrażaniu przydatnych narzędzi, aby odzyskać zmarnowany czas i zwiększyć swoje możliwości zawodowe.

• „Nie przejmuj się drobiazgami!”
• Umiarkowani prokrastynatorzy powinni stosować system „praca-nagroda”. Na przykład dwie godziny czytania, po których następuje nagroda, taka jak obejrzenie ulubionego programu telewizyjnego. Chroniczni prokrastynatorzy muszą zorganizować się bardziej uważnie lub rozważyć terapię, aby zrozumieć, dlaczego zwlekają.

• Perfekcjoniści mogą nauczyć się kierować swoją uwagę na kluczowe zadania. Zaakceptuj pracę na średnim poziomie nad mniej ważnymi zadaniami, oszczędzając energię na cele, które wspierają twoje priorytety.

• Wielozadaniowość jest skutecznym narzędziem do wykonywania mniej niż doskonałej pracy. Pracuj wielozadaniowo nad zadaniami o niskim priorytecie, które nie kolidują ze sobą. Unikaj wielozadaniowości w przypadku ważnych zadań, które wymagają pełnej uwagi.

• Innym przydatnym narzędziem jest zasada „załatw sprawę tylko raz” (OHIO). OHIO wzywa do natychmiastowego reagowania na wszelkie wiadomości lub prośby od osób, które wspierają twoje cele.

• Zorganizuj swój czas, technologię i przestrzeń biurową.
• Zwiększ swoje możliwości dzięki organizacji. W przeciwieństwie do harmonogramu biurowego od dziewiątej do piątej, praca zdalna wymaga restrukturyzacji dnia, aby zrównoważyć pracę i życie osobiste. Na przykład, musisz znaleźć czas na spacer z psem i zmywanie naczyń, jednocześnie czytając e-maile i przygotowując się do spotkań.

• Skorzystaj z systemu zarządzania czasem obejmującego cotygodniowe i codzienne przeglądy, aby uporządkować swój czas i znaleźć obszary wymagające poprawy.

• Przeglądy tygodniowe – Określ ważne cele, które musisz osiągnąć. Wskaż obszary, w których źle zarządzasz czasem.
• Codzienne przeglądy – pozostań na drodze do osiągnięcia swoich celów, dostosowując się do nowych priorytetów.
• Jeśli spotkanie nie przyczynia się do realizacji celu lub priorytetu, pomiń je i wypełnij tę godzinę dbaniem o siebie. Zaplanuj czas na ćwiczenia, spotkania towarzyskie, przerwy i zdrowe posiłki.

• Technologia jest niezbędna do organizowania czasu i zadań. Opracuj optymalną kolekcję technologii składającą się z trzech elementów:

• Sprzęt – Zainwestuj w komputer, który działa szybko, z solidną pamięcią masową i systemami tworzenia kopii zapasowych. Miej mobilny hotspot w telefonie, aby uzyskać zapasowy dostęp do Internetu.
• Aplikacje – Połącz kalendarz, listę zadań i aplikacje do śledzenia czasu z codziennymi lub cotygodniowymi przeglądami.
• Oprogramowanie – Korzystaj z Zoom, Microsoft Teams i dowolnego oprogramowania preferowanego przez Twój zespół.
• Po zorganizowaniu czasu i technologii, skup się na domowej przestrzeni biurowej. Zaaranżuj swoje domowe biuro w sposób zapewniający optymalną produktywność. Może to oznaczać izolację akustyczną i wyeliminowanie czynników rozpraszających, takich jak przeniesienie telewizora do innego pokoju. Użyj oświetlenia, kolorowych dzieł sztuki, roślin lub zdjęć rodzinnych, aby poprawić sobie nastrój.

• Jeśli pracujesz w wielu miejscach w ciągu tygodnia, zaplanuj zadania, które najlepiej pasują do każdej przestrzeni, zgodnie z poziomem koncentracji wymaganym przez każde zadanie – lub ilością tolerowanego rozproszenia.

• Opanuj zdalne spotkania, czytanie informacji i komunikację pisemną.
• Intrapersonalne umiejętności społeczne nie przekładają się dobrze na ekran komputera. Mowa ciała, mimika twarzy i umiejętność odczytywania otoczenia stają się codziennymi wyzwaniami, gdy siedzisz sam i rozmawiasz z ekranem.

• „Nawet profesjonalista z doskonałymi umiejętnościami prowadzenia spotkań może stwierdzić, że spotkania online ostatecznie zmniejszają ich skuteczność jako Business of One”.
• Jako uczestnik spotkania powinieneś z wyprzedzeniem zapoznać się z przygotowanymi materiałami i upewnić się, że spotkanie jest zgodne z Twoimi priorytetami. Unikaj niepotrzebnych spotkań. Słuchaj i wnoś konstruktywny wkład podczas spotkań, jednocześnie upewniając się, że rozumiesz nowe zadania.

• Stać się lepiej poinformowanym i bardziej kompetentnym na spotkaniach i w pracy, opracowując strategię ciągłego uczenia się, aby poprawić swoje umiejętności czytania. Podejmij cztery kroki, aby opanować efektywność czytania online i offline:

• Uchwyć strukturę – Przeczytaj najpierw wstęp i zakończenie tekstu, aby zrozumieć jego organizację.
• Zagłębianie się w tekst – Zaczynaj od jednego akapitu na raz, pomijając zbędne sekcje i notując ważne punkty.
• Nie rozpraszaj się online – Wyeliminuj wyskakujące reklamy lub filmy, aby widoczny był tylko tekst.
• Rób notatki i zapisuj ważne artykuły – notuj kluczowe szczegóły lub główne pomysły, które odnoszą się do twoich głównych celów. Użyj narzędzi takich jak Pocket lub Instapaper, aby utworzyć plik z wycinkami do wykorzystania w przyszłości.
• Skompiluj dane z lektury i przygotuj się do ich przekazania, zapisując najważniejsze punkty. Zaplanuj swój tekst, identyfikując cel, który chcesz przekazać, biorąc pod uwagę, kto będzie go czytał. Na przykład sposób zwracania się do szefa różni się od sposobu zwracania się do współpracowników.

• Użyj konspektu, aby skategoryzować pomysły i informacje. Łączy to pomysły za pomocą motywów lub tematów i kieruje przepływem ostatecznego dokumentu. Napisz pierwszą wersję roboczą. Przepisz tę wersję roboczą co najmniej trzy razy: raz pod kątem treści i struktury, dwa razy w celu poprawienia i konsolidacji oraz trzy razy pod kątem literówek, błędów gramatycznych lub innych błędów.

• Praca zdalna może być okazją do wspólnego pisania. Jasno określ, kto będzie miał jaki wkład. Trzymaj się swojego konspektu i sprecyzuj, jakich informacji zwrotnych oczekujesz. Korzystaj z narzędzi takich jak Scrivener lub Zotero, aby wszyscy byli na bieżąco.

• Profesjonalnie korzystaj z poczty elektronicznej, mediów społecznościowych i prezentacji online.
• Wykorzystaj swoje umiejętności prowadzenia spotkań, czytania i pisania, aby stworzyć skuteczną komunikację online. Przyjrzyj się swoim systemom poczty elektronicznej i wiadomości i skup się na usprawnieniu komunikacji, oceniając ilość czasu spędzanego na przeglądaniu materiałów. Skaluj ten czas do zaplanowanego okna czasowego.

• Stwórz rutynę e-mailową z alternatywnymi skrzynkami odbiorczymi oznaczonymi jako rodzina, pilne, zespół lub szef, aby uporządkować przychodzące wiadomości według ich znaczenia. Zarezerwuje to główną skrzynkę odbiorczą dla najważniejszych wiadomości e-mail. W przypadku pilnych odpowiedzi korzystaj z wiadomości grupowych lub SMS-ów. Polegaj na tych narzędziach do widocznej i łatwej do przeszukiwania komunikacji, a także do utrzymywania szybkiego kontaktu z zespołem. Używaj jasnego i profesjonalnego języka, zawierającego bezpośrednie komunikaty, zwięzły tekst i przydatny kontekst w wiadomościach e-mail, wiadomościach grupowych lub SMS-ach.

• Skuteczna komunikacja online obejmuje dziś media społecznościowe, które mogą zamienić się w bezdenną króliczą norę, jeśli nie ustawisz odpowiednich parametrów:

• Bądź selektywny – Skoncentruj się na relacjach, które chcesz rozwijać i z którymi chcesz się łączyć na platformie.
• Twórz listy – organizuj swoje algorytmy sieciowe wokół tych kluczowych relacji, identyfikując słowa kluczowe lub hashtagi.
• Podążaj za niszą – Znajdź pozycję na rynku, która zawiera Twoje wartości i ton głosu. Stworzy to echo obserwujących, którzy odpowiadają potrzebom Twojej sieci.
• Wybierz platformę – Znajdź tę, która działa najlepiej dla Ciebie i jest intuicyjna w użyciu.
• Publikuj posty co tydzień lub dwa – Za każdym razem, gdy publikujesz posty, upewnij się, że pomagasz swojej sieci i generujesz biznes, jednocześnie zdobywając publiczność dla swoich profesjonalnych prezentacji. Planuj swoje prezentacje pod kątem konkretnych odbiorców. Miej jasne cele określające, czego chcesz, aby się nauczyli, pomyśleli i poczuli.
• „Najtrudniejszą częścią wirtualnej prezentacji… jest brak informacji zwrotnej od publiczności”.
• Zacznij od emocjonalnego połączenia. Zapytaj, jak się czują ludzie i nawiąż więź poprzez wspólne doświadczenia. Uprość swoją wypowiedź, tworząc strukturę wokół trzech punktów i użyj pomocy wizualnych, takich jak slajdy, aby przyciągnąć uwagę publiczności. Wyznacz konkretne zadania na koniec, gdy twoja energia zmotywuje i zaangażuje wszystkich.

• Zatrzymuj się na pytania, przeprowadzaj ankiety i korzystaj z mediów społecznościowych lub linków do stron internetowych, aby utrzymać przemyślany kontakt z publicznością i uzyskać pomocne informacje zwrotne.

• Aby kierować zespołem zdalnym, ustal podstawowe zasady i negocjuj wskaźniki sukcesu.
• Jeśli jesteś szefem, musisz pokierować innymi, jak najlepiej wykorzystać ich autonomię. Poproś ich o napisanie jasnych celów z uzgodnionymi wskaźnikami sukcesu.

• Jako główny pośrednik dla członków zespołu, śledź postępy ich projektów, korzystając z przeglądów w połowie lotu. Przedefiniuj strategie, aby uniknąć wąskich gardeł i mikrozarządzania. Skorzystaj z czterech pomocnych narzędzi, aby utrzymać zespół na właściwym torze:

• Ustal podstawowe zasady dotyczące podstawowych godzin pracy, spotkań online i kanałów komunikacji.
• Organizowanie cotygodniowych spotkań zespołu w celu budowania więzi.
• Organizuj spotkania jeden na jeden, aby upewnić się, że nic nie umknie uwadze.
• Przeprowadzaj oceny wyników, aby ocenić, jak dobrze członkowie zespołu realizują swoje długoterminowe cele.
• Opanowanie sztuki prowadzenia spotkań online zaczyna się od przygotowania, które zapewnia zwięzłość i organizację spotkań. Stwórz dokument zawierający agendę i cel spotkania, a także wszelkie materiały, których uczestnicy mogą potrzebować. Wyślij go przed sesją. Spotkania powinny być rzadkie i obejmować tylko najbardziej potrzebne osoby. Podczas spotkania utrzymuj wszystkich na dobrej drodze i angażuj ich. Korzystaj z formatu online poprzez czat tekstowy, wyciszanie, ankiety i podpokoje.

• Zarezerwuj ostatnie pięć minut każdego spotkania na „tryb podsumowania”, podczas którego ludzie spotykają się, aby zastanowić się nad kolejnymi krokami.

• Zastosuj umiejętności pracy zdalnej w hybrydowym miejscu pracy i czerp korzyści z Business of One.
• Firmy przechodzą na hybrydową strukturę mieszanych harmonogramów pracy zdalnej i biurowej.

• „Takie połączenie pracy w domu i pracy zdalnej nazywamy planem Goldilocks, w którym każdy pracownik spędza w domu nie za dużo i nie za mało czasu”.
• Zastanów się, jakie aspekty pracy najlepiej sprawdzają się we współpracującym, towarzyskim biurze, a jakie w skupionym, cichym domu.

• Nastawienie Business of One pozwala stać się bardziej produktywnym, zrównoważonym i wydajnym. Ty i twój szef doświadczycie większej swobody dzięki mniejszemu mikrozarządzaniu, większej elastyczności i większemu uznaniu dla twoich możliwości.

O autorach

• Były prezes Fidelity Investments Robert Pozen wykłada w Sloan School of Management na MIT. Alexandra Samuel, PhD, jest ekspertem w dziedzinie cyfrowego miejsca pracy.