22 najlepsze praktyki

Katy Mrvova

copyright cisco systems, 2021

Hybrydowe miejsce pracy obejmuje uczestników osobistych i zdalnych, a tym samym zmienia charakter spotkań. Stawia to nowe wyzwania przed moderatorami spotkań. Jak pisze Katy Mrvova w pouczającym wpisie na blogu Cisco Systems, moderatorzy mogą pokonać te przeszkody i sprawić, że spotkania będą bardziej produktywne i wydajne, stosując szereg najlepszych praktyk. Mrvova oferuje przydatne porady dotyczące promowania integracji i zaangażowania zarówno pracowników zdalnych, jak i biurowych.

Streszczenie oryginału tłumaczone algorytmicznie (przepraszamy za ewentualne błędy) jako materiał na nasze wykłady integracyjne.

Korzyści

• Spotkania hybrydowe, które obejmują co najmniej jednego zdalnego uczestnika, stają się normą.
• Asynchroniczne narzędzia komunikacyjne pomagają w integracji i sprawiają, że spotkania są bardziej wydajne i produktywne.
• Spotkania hybrydowe wymagają zaktualizowanych podstawowych zasad.
• Przyjęcie podejścia „najpierw zdalnie” zapewnia integrację.
• Wykorzystaj technologię, aby wyrównać szanse między uczestnikami spotkań zdalnych i osobistych.

Podsumowanie

• Spotkania hybrydowe, które obejmują co najmniej jednego uczestnika zdalnego, stają się normą.
• Spotkania hybrydowe, które łączą uczestników osobistych i zdalnych, są coraz bardziej powszechne. Według niedawnego badania Global Workforce Survey, prawie wszystkie przyszłe spotkania – 98% – będą obejmować co najmniej jednego uczestnika, który dołączy zdalnie. Stawia to nowe wyzwania przed organizatorami spotkań. Dwa elementy spotkania wymagają szczególnej uwagi: zwiększanie zaangażowania i generowanie poczucia integracji – zwłaszcza w przypadku pracowników zdalnych. Moderatorzy mogą osiągnąć oba cele, stosując się do zestawu najlepszych praktyk.

• Asynchroniczne narzędzia komunikacyjne pomagają zwiększyć integrację i sprawiają, że spotkania są bardziej wydajne i produktywne.
• Zdalni członkowie zespołu mogą czuć się pominięci jeszcze przed rozpoczęciem spotkania. Aby utrzymać ich w pętli nieformalnych dyskusji, takich jak rozmowy biurowe przed spotkaniem, przenieś rozmowy online, korzystając z dedykowanych kanałów komunikacji wewnętrznej na platformach takich jak Slack i Trello. Podobnie, niech każdy członek zespołu regularnie aktualizuje status swojej pracy we wspólnym narzędziu do zarządzania projektami. Niech uczestnicy opublikują swoje pytania przed spotkaniem. Korzystaj z ankiet i sondaży, aby wcześniej zebrać opinie od wszystkich.

• „Musimy świadomie prowadzić integracyjne doświadczenia, aby wszystkie głosy były słyszalne – niezależnie od tego, skąd dołączają do spotkania”.
• Wszystkie te środki pomagają wyrównać szanse między członkami zespołu zdalnego i biurowego, zmniejszyć liczbę i czas trwania spotkań oraz sprawić, że spotkania będą bardziej wydajne i produktywne.

• Spotkania hybrydowe wymagają zaktualizowanych podstawowych zasad.
• Uczestnicy spotkań stacjonarnych mogą łatwo stać się nadmiernie entuzjastyczni i angażować się w rozmowy poboczne lub oddawać się humorowi sytuacyjnemu, zapominając o swoich zdalnych kolegach. Kamera może nie pokazywać wszystkich uczestników spotkania. Obecni uczestnicy mogą sprawić, że zdalni uczestnicy poczują się wykluczeni, jeśli będą patrzeć tylko na kolegów w pokoju i nie będą potwierdzać, rozmawiać ani nawet patrzeć w stronę kamery.

• Prowadzący muszą unikać tych pułapek, ustalając odpowiednie podstawowe zasady. Uzgodnienie bezpiecznego słowa, które będzie wywoływane, gdy ktoś złamie te podstawowe zasady, może pomóc uczestnikom spotkania na miejscu pamiętać o swoich zdalnych kolegach.

• Przyjęcie podejścia „najpierw zdalnie” zapewnia integrację.
• Na początku spotkania hybrydowego nadaj ton, witając wszystkich zdalnych uczestników po imieniu. Rozważ rozpoczęcie spotkania od przełamania lodów, np. szybkiej ankiety. Prosząc uczestników o wkład, pozwól zdalnym członkom zespołu mówić jako pierwszym. Stwórz im możliwość zabrania głosu, jeśli uczestnicy zdalni zdominują dyskusję.

• „Świetną taktyką zapewniającą, że uczestnicy zdalni czują się słyszani, jest patrzenie na ekran w poszukiwaniu sygnałów, że ktoś chce zabrać głos”.
• Wprowadzaj krótkie przerwy, aby umożliwić uczestnikom zastanowienie się nad dyskusją i stwórz przestrzeń dla uczestników online.

• Wykorzystaj technologię, aby wyrównać szanse między uczestnikami spotkań zdalnych i osobistych.
• Szereg wirtualnych narzędzi może pomóc w integracji w spotkaniach hybrydowych. Zażądaj wkładu od każdego uczestnika, prosząc każdą osobę o dodanie swoich spostrzeżeń na wirtualnej tablicy. Ankiety online to kolejny świetny sposób, aby każdy mógł zabrać głos.

• Zaproś ludzi do wpisywania pytań w aplikacji do pytań i odpowiedzi na żywo. Pozwala to również osobom zachować anonimowość. Wreszcie, skup się na dobrej jakości dźwięku, zachęcając uczestników do mówienia do mikrofonu. Używaj wysokiej jakości głośników zewnętrznych, aby wszyscy obecni mogli wyraźnie słyszeć zdalnych uczestników.

O autorze

• Katy Mrvova jest pisarką Cisco Systems z doświadczeniem w marketingu treści.