Zaprojektuj swój biznes tak, aby działał sam

Mike Michalowicz

Portfolio, 2018

Przedsiębiorca Mike Michalowicz zapewnia prosty, dobrze zorganizowany i łatwy do naśladowania przewodnik po budowaniu małej firmy. Zachęca innych przedsiębiorców do zaprzestania wykonywania całej pracy i podejmowania wszystkich decyzji. W siedmiu krokach pokazuje, jak zatrudnić i rozwijać zespół, aby stopniowo delegować zadania i decyzje, pozostawiając pracownikom prowadzenie firmy z dnia na dzień, podczas gdy ty projektujesz ją pod kątem wydajności i wpływu. Każdemu zestresowanemu przedsiębiorcy pracującemu po godzinach bez widocznej nagrody, oferuje zorganizowaną, realistyczną ścieżkę do sukcesu, która nie wymaga poświęcania przyjaciół i rodziny.

Tłumaczenie maszynowe opracowane na wyjazdy integracyjne, może zawierać nieścisłości i błędy językowe

Korzyści

• Większość przedsiębiorców nigdy nie uwalnia się z łańcuchów, które zniewalają ich i ich firmy.
• Przestań robić rzeczy. Poświęć więcej czasu na myślenie i projektowanie swojego biznesu.
• Krok pierwszy: „Przeanalizuj czas swojej firmy”.
• Krok drugi: „Zadeklaruj rolę Królowej Pszczół (QBR) w swojej firmie”.
• Krok trzeci: „Chroń i służ QBR”.
• Krok czwarty: „Przechwyć systemy”.
• Krok piąty: „Zrównoważyć zespół”.
• Krok szósty: „Wiedz, komu służysz”.
• Krok siódmy: „Miej oko na swój biznes”.
• Oprzyj się presji ze strony siebie i innych, aby powrócić do Robienia zamiast Projektowania.
• Aby dowiedzieć się, czy twoja firma może działać bez ciebie, weź urlop od swojej firmy bez kontaktu.
• Możesz usystematyzować każdy biznes, bez względu na to, jak jest wyjątkowy.

Podsumowanie

• Większość przedsiębiorców nigdy nie uwolni się z łańcuchów, które zniewalają ich i ich firmy.
• Przedsiębiorcy w Stanach Zjednoczonych pracują dłużej niż ich pracownicy i często nie biorą urlopów. Zamiast tego przedsiębiorcy powinni systematycznie podchodzić do pracy, skuteczniej ustalać priorytety i spędzać więcej czasu na robieniu tego, co kochają.

• „Czas jest wszystkim. Każdy. Pojedyncza. Rzecz. Czas jest jedyną rzeczą we wszechświecie… która nie jest odnawialna. Albo wykorzystujesz go mądrze, albo nie”.
• Jako przedsiębiorca prawdopodobnie wierzysz, że musisz pracować ciężej i cierpieć bardziej niż ktokolwiek inny, aby odnieść sukces. Tworzą się nawyki i w jednej chwili okazuje się, że pracowałeś pięć lat i niewiele z tego zostało. Goniłeś za możliwościami i gasiłeś pożary, ale nie udało ci się zorganizować swojego biznesu. Takie podejście może cię pochłonąć i sprawić, że nigdy nie pójdziesz do przodu.

• Przestań robić rzeczy. Poświęć więcej czasu na myślenie i projektowanie swojego biznesu.
• Określ, gdzie jesteś teraz w stosunku do „4D Mix”:

• „Robienie” – W tej fazie robisz wszystko, ponieważ nie masz pracowników. Około 80% amerykańskich firm nigdy się od tego nie uwolni.
• „Decydowanie” – Kiedy zatrudniasz pracowników, nadal podejmujesz wszystkie decyzje, czyniąc siebie niezbędnym aż do wyczerpania.
• „Delegowanie” – Dzielisz się obciążeniem pracą i decyzjami.
• „Projektowanie” – zyskujesz czas na projektowanie. Twoja firma nie potrzebuje Cię, aby przetrwać z dnia na dzień.
• „Firma może doświadczyć niezwykłego postępu tylko dzięki niezwykłemu projektowi”.
• Kiedy zatrudniasz pracowników, prawdopodobnie chcesz ich prowadzić i odpowiadać na ich pytania. Nie rób tego. To tworzy wyuczoną bezradność. Pozwól im uczyć się przez działanie i podejmować własne decyzje. Deleguj zadania. Twoja firma powinna poświęcać 80% swoich wysiłków na działanie, 2% na podejmowanie decyzji, 8% na delegowanie i 10% na projektowanie – jest to wzorzec „Cztery D 80/2/8/10”. Jako CEO, powinieneś spędzać 99% swojego wysiłku na projektowaniu, a nie na działaniu. Oceń swoją obecną sytuację, a następnie wykonaj sześć kroków, aby „sprawić, by Twoja firma działała sama”:

• Krok pierwszy: „Przeanalizuj czas swojej firmy”.
• Zapisuj każde zadanie przez pięć dni – ile czasu na nie poświęcasz i do jakiej kategorii lub fazy 4D Mix ono należy. Zsumuj czas poświęcony na wykonywanie, podejmowanie decyzji, delegowanie i projektowanie. Teraz masz punkt odniesienia, aby przywrócić równowagę w kierunku idealnej mieszanki.

• Krok drugi: „Zadeklaruj rolę Królowej Pszczół (QBR) w swojej firmie”.
• Pszczoły budują swoje kolonie systematycznie i skutecznie. Wszystkie działania obracają się wokół ochrony królowej tak długo, jak długo produkuje ona jaja. Jeśli nie produkuje, rój ją zastępuje. Najważniejsza jest rola, a nie osoba lub pszczoła, która ją wykonuje. Odkryj swój QBR i uczyń go najważniejszym dla wszystkich. Aby określić QBR, zapisz sześć najważniejszych rzeczy, które robi każda osoba, takich jak sprzedaż lub kodowanie.

• „Wszyscy inni członkowie zespołu muszą nadać priorytet ochronie QBR, aby rola mogła zostać spełniona… tylko wtedy mogą skupić się na swojej podstawowej pracy”.
• Zanotuj czas, jaki każda osoba poświęca na każdy element. Następnie zrezygnuj z dwóch z sześciu zadań i zidentyfikuj rzeczy, które mogą zrobić inne osoby. Usuń kolejne zadanie i kolejne, aż pozostaną tylko dwa. Które zadanie musi się powieść, aby Twoja firma odniosła sukces? To zadanie jest Twoim głównym zadaniem. Każdy pracownik powinien mieć jedno podstawowe zadanie. Jest ono najważniejsze, chyba że należy zwrócić uwagę na QBR. Weź główne zadanie każdego pracownika i powtórz proces eliminacji dla firmy. Kontynuuj redukcję, aż uzyskasz jeden nadrzędny priorytet dla firmy. To jest twój QBR.

• Krok trzeci: „Chroń i obsługuj QBR”.
• Szpitalne oddziały ratunkowe mają jeden QBR: doprowadzenie pacjentów do lekarzy w celu postawienia diagnozy i podjęcia odpowiednich działań. Każda pielęgniarka, recepcjonistka, asystentka lekarza, technik i dozorca mają obsesję na punkcie uwolnienia lekarzy, aby mogli zobaczyć przychodzących pacjentów. Wtedy powinni skupić się na swoich podstawowych zadaniach.

• „Prawdziwym świętym Graalem jest wydajność organizacyjna. Produktywność pozwala osiągnąć cel. Efektywność organizacyjna pozwala osiągać najlepsze wyniki”.
• W jaki sposób można wyeliminować, zlecić na zewnątrz lub usprawnić działania najbardziej oddalone od QBR? Czy można skrócić cotygodniowe spotkanie? Czy można wyeliminować czasochłonny raport miesięczny, którego nikt nie czyta? Czy możesz opublikować FAQ dla klientów, aby nie musieć wielokrotnie odpowiadać na te same pytania? Usprawnij to, co możesz, wyrzuć to, co możesz i zleć na zewnątrz tam, gdzie to możliwe. Zaznacz rzeczy, które musisz robić teraz, ale które możesz ograniczyć później. „Wyrzuć, przenieś lub przytnij” wszystko, co możliwe, aby zmaksymalizować czas na obsługę QBR. Zrób to dla wszystkich w swojej firmie. Zachowaj swoje najbardziej wykwalifikowane, ważne zadania w firmie; outsourcuj wszystko, czego nie możesz wyrzucić. Jeśli nie możesz zdecydować, czy przestać coś robić, zatrzymaj się tymczasowo, aby sprawdzić, czy za tym tęsknisz.

• Krok czwarty: „Przechwytywanie systemów”.
• Nie stresuj się tworzeniem lub dokumentowaniem swoich systemów. Nie możesz mieć nadziei na udokumentowanie i utrzymanie ich opisów w podręcznikach. Nagrywaj sposób, w jaki robisz rzeczy – swoje systemy – w nagraniach głosowych lub filmach narracyjnych, które tworzysz za pomocą smartfona lub oprogramowania do przechwytywania ekranu. Zapisz swoje nagrania w czterech katalogach odpowiadających „Przyciąganiu, Konwersji, Dostarczaniu dla” i „Odbieraniu od” klientów. Na przykład filmy marketingowe trafiają do katalogu „Przyciąganie”. Wszelkie procesy związane z pieniędzmi – płacenie rachunków lub fakturowanie – trafiają do folderu Collect. Zanim się zorientujesz, będziesz mieć bibliotekę szkoleniową, do której każdy będzie miał dostęp. Gdy pracownicy zauważą, że czegoś brakuje lub jest nieaktualne, zachęć ich do znalezienia odpowiedzi i zaktualizowania treści. W ten sposób stają się trenerami i uczniami, a biblioteka pozostaje aktualna.

• „Produktywność nie zwalnia cię z robienia; po prostu sprawia, że robisz więcej”.
• Dokumentując swoje procesy i systemy, stopniowo przekonasz się, że możesz delegować zadania w pełni i całkowicie. O ile nie uważasz, że dana decyzja może zaszkodzić firmie, nalegaj, aby pracownicy podejmowali własne decyzje – nawet jeśli się z nimi nie zgadzasz. Następnie porozmawiaj z nimi, aby zobaczyć, czego się nauczyli. Aby odzwyczaić pracowników od decydowania o wszystkim, pozwól im popełniać błędy, na których się uczą. Zachęcaj i nagradzaj ludzi, którzy podejmują ryzyko, ponoszą porażki i uczą się.

• Krok piąty: „Zrównoważyć zespół”.
• Zanim zbudujesz zespół, poznaj swoje mocne strony i pasje, aby zatrudnić ludzi o uzupełniających się cechach. Znając swój QBR i podstawowe role, dopasuj ludzi do odpowiednich ról dla ich mocnych stron i połącz ich z biblioteką edukacyjną. Dopasuj ich pracę tak, aby robili to, co kochają i doskonalili się.

• „Miej w swojej firmie kilku członków zespołu o wysokich umiejętnościach, skupionych prawie wyłącznie na wykonywaniu najbardziej wykwalifikowanej pracy i przenoszeniu wszystkich innych niezbędnych, ale łatwych, powtarzalnych zadań w dół łańcucha umiejętności”.
• Wybieraj różnorodnych ludzi, a nie klony samego siebie. Wybieraj ich ze względu na ich chęć do nauki i pracy, a nie ze względu na doświadczenie i umiejętności. Umiejętności można nauczyć, ale nie charakteru. Rozszerzaj odpowiedzialność i zaufanie na nowych pracowników powoli. Często komunikuj misję i cel swojej firmy. Wymień wszystkie ważne rzeczy, które muszą zostać zrobione – nie stanowiska – i dopasuj do nich najlepszych ludzi. Pozwoli to dostosować zadania do mocnych stron każdej osoby. Pod koniec tego procesu powinieneś zbliżyć się do równowagi Four D 80/2/8/10.

• Krok szósty: „Wiedz, komu służysz”.
• Określ, kim są Twoi najlepsi klienci i najlepsze sposoby ich obsługi. Zaangażuj się w ich obsługę. Napisz: „Naszym zobowiązaniem jest obsługa [kogo] przez [jak]”. Nie celuj w więcej niż jeden rodzaj klientów. Wybierz niszę i obsługuj ją. Nie pozwól, by nisza wybrała ciebie; rób to, co robisz, ponieważ chcesz to robić. Aby określić swoją idealną klientelę, weź swój QBR i zastanów się, komu najlepiej służy. Następnie, zakładając, że masz idealnego klienta, poszukaj więcej takich jak on. Grupa, której chcesz sprzedawać – prawnicy, kucharze, właściciele winnic lub ktokolwiek inny – powinna mieć społeczność lub stowarzyszenie, do którego można uzyskać dostęp, „punkt zborny”.

• „Im więcej usług świadczysz dla szerszego grona klientów, tym większą masz zmienność i tym trudniej jest świadczyć wyjątkowe i spójne usługi”. „
• Jeśli nie znasz swojej najlepszej niszy, utwórz czterokolumnową tabelę. W pierwszej kolumnie uszereguj istniejących klientów od tych, którzy wydają najwięcej do tych, którzy wydają najmniej. W następnej kolumnie oceń ich pod kątem tego, jak bardzo lubisz z nimi pracować. W trzeciej zapisz niszę, którą zajmują, a w czwartej ich punkty kongruencji. Zidentyfikuj najwęższą możliwą niszę z tej listy.

• Krok siódmy: „Miej oko na swój biznes”.
• Teraz powinieneś znać swój QBR, kim jest twoja nisza i jak im służysz. Teraz połącz to wszystko razem. Masz w swojej firmie ludzi z różnymi umiejętnościami i możliwościami. Umieść ich we właściwych miejscach we właściwym czasie, aby w pełni je wykorzystać. Monitoruj i mierz swoją działalność, aby wykrywać i rozwiązywać problemy.

• „Gotówka jest najważniejszą, ale najbardziej pomijaną częścią każdego biznesu”.
• Utrzymuj proste wskaźniki; trzymaj się rzeczy, które obserwujesz bezpośrednio. Na przykład wskaźniki w samochodzie ostrzegają o zbyt szybkiej jeździe lub braku wystarczającej ilości paliwa. Wiedząc o tym, zwalniasz i uzupełniasz paliwo. W Twojej firmie podobne proste wskaźniki mogą powiedzieć Ci, gdzie musisz podjąć działania. Gdy wskaźniki będą wskazywać to, co powinny, zacznij projektować i organizować swój biznes tak, by odnosił większe sukcesy. Wybierz jeden lub więcej wskaźników dla każdego z czterech kluczowych działań. Potrzebujesz miernika, który śledzi, ile nowych potencjalnych klientów przyciągasz dziennie, ile z nich konwertujesz w określonym czasie i jaki procent klientów zatrzymujesz – miara Dostarczania – plus miernik lub dwa dla Zbierania, takie jak monitorowanie należności.

• Zidentyfikuj sposób bezpośredniego pomiaru QBR. Śledź od pięciu do ośmiu prostych, ale pouczających wskaźników, które ujawniają problemy, które możesz wykryć i dostosować. Wyznacz cele dla każdego z nich. Gdy coś pójdzie nie tak, sprawdź swoje wskaźniki i rozwiąż jeden problem na raz. Eksperymentuj, zmieniaj rzeczy i obserwuj wyniki. Jeśli na przykład sprzedaż spada, ale wskaźnik potencjalnych klientów wygląda normalnie, sprawdź, co zmieniło się w sprzedaży. Zacznij wprowadzać małe zmiany, jedna po drugiej, aby zobaczyć ich efekty, aż do wyizolowania przyczyny. Jeśli wpadniesz w panikę i spróbujesz kilku rzeczy naraz, możesz pogorszyć problem i nie będziesz mieć możliwości poznania przyczyny. Twoje wskaźniki dają ci uczciwy obraz krytycznych elementów twojego biznesu, w tym twojego QBR.

• Oprzyj się presji wywieranej przez Ciebie i innych, aby powrócić do robienia zamiast projektowania.
• Gdy wdrożysz siedem kroków, a Twoje zespoły będą prowadzić działalność bez Ciebie, możesz nie czuć się potrzebny. Oprzyj się pokusie ponownego włączenia się, aby nakarmić swoje ego. Teraz masz czas na przemyślenie swojej firmy i zaprojektowanie jej pod kątem optymalnej efektywności. Pokaż swoim partnerom, pracownikom i inwestorom, dlaczego musiałeś wycofać się z operacji, aby firma mogła się rozwijać.

• Aby dowiedzieć się, czy twoja firma może działać bez ciebie, weź urlop od firmy bez kontaktu.
• Zrób sobie długą przerwę od biznesu – co najmniej cztery tygodnie, podczas których nie masz kontaktu. To da twojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu, aby poradzić sobie z pozyskiwaniem, konwersją, dostarczaniem i zbieraniem bez ciebie. W ciągu czterech tygodni zmierzą się z co najmniej jednym problemem lub kryzysem pod Twoją nieobecność. Po tym czasie będziesz wiedział, że zbudowałeś biznes „jak w zegarku”. Być może będziesz musiał wprowadzić poprawki, ale będziesz miał większe zaufanie do swojego zespołu, a oni będą bardziej pewni siebie.

• „Praca projektowa polega na stworzeniu najlepszego sposobu na robienie rzeczy, które cenią Twoi klienci, i sprawieniu, by Twoja firma robiła te rzeczy automatycznie”.
• Zaplanuj czterotygodniową przerwę na 18 miesięcy do przodu. Najpierw wybierz daty, a następnie powiedz rodzinie i bliskim przyjaciołom. Wykonaj proces Clockwork – siedem kroków – aby się przygotować. Ogłoś swoje plany zespołowi i uzyskaj jego wsparcie. Wyrównaj i przypisz obowiązki. Zorganizuj krótką „codzienną naradę”, aby podzielić się postępami i kluczowymi zadaniami.

• Kontynuuj korzystanie z siedmiu kroków, aby skrócić czas Doing. Około rok później zarezerwuj i zapłać za wakacje, aby pogłębić swoje zaangażowanie. Kontynuuj ograniczanie czasu poświęcanego na działanie. Po sześciu miesiącach weź cały tydzień wolnego bez kontaktu jako okres próbny. Następnie spotkaj się, aby omówić i rozwiązać problemy. Po dwóch miesiącach 95% czasu powinno być przeznaczone na projektowanie, a nic na działanie. Po czterech miesiącach powtórz swój tygodniowy urlop. Wróć na tydzień, podsumuj i zrób to ponownie. Przed wyjazdem upewnij się, że osiągnąłeś 99% czasu na projektowanie. Ustal kontakt w nagłych wypadkach. Weź ostatni tydzień wolnego, ale tym razem spędź go w biurze na obserwacji. Dokonaj ostatecznych zmian, a następnie wyjedź. Po powrocie dokonaj podsumowania i zaplanuj kolejną przerwę – jedną w roku.

• Możesz usystematyzować każdą działalność, bez względu na to, jak wyjątkowa jest.
• Najpierw zapytaj „kto wykona pracę”, a nie jak. Dzięki temu będziesz w stanie zaprojektować i usprawnić swój biznes. Zastanów się, co zrobiłbyś z resztą swojego życia, gdybyś miał wszystkie pieniądze na świecie. Następnie zastanów się, co najbardziej chciałbyś robić, gdybyś nie miał pieniędzy i musiał sam się utrzymać. Jeśli odpowiedź na oba pytania będzie taka sama, oznacza to, że odnalazłeś swoje powołanie. Wiedząc o tym, zaprojektuj swój biznes tak, abyś mógł robić więcej, jednocześnie poświęcając czas dla siebie, swojej rodziny i przyjaciół.

O autorze

• Współzałożyciel Profit First Professionals Mike Michalowicz napisał również Profit First i The Pumpkin Plan.