Barbara Mitchell i Cornelia Gamlem

Career Press, 2017

W jednym tomie konsultantki Barbara Mitchell i Cornelia Gamlem próbują uchwycić wszystkie aspekty pracy zasobów ludzkich, od przyziemnych i transakcyjnych po strategiczne i kreatywne. Używają szablonów, historii przypadków i przykładów, aby zapewnić przydatny przewodnik po podstawach. Autorzy omawiają planowanie, rekrutację, zatrudnianie, zwalnianie, rozwój talentów i zarządzanie wydajnością. Poruszają doskonałe kwestie angażowania, zatrzymywania i inspirowania ludzi, ale nie odnoszą się do strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi i talentami. getAbstract poleca ten podstawowy podręcznik osobom początkującym w dziedzinie HR lub osobom odpowiedzialnym za HR w firmach, które nie mają wyznaczonych działów HR. Opisy Mitchella i Gamlema dotyczące amerykańskich przepisów i praw regulujących zarządzanie personelem sprawiają, że jest to również wartościowa lektura dla menedżerów zajmujących się operacyjnym HR.

Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał na nasze wykłady motywacyjne.

Wnioski

• Kilka trendów wpływa i komplikuje pracę specjalistów HR w dzisiejszych czasach.
• Obejmują one wiele pokoleń pracowników, globalizację, technologię, analitykę, nacisk na „pozytywną kulturę” i rozwijającą się gospodarkę koncertową.
• Zacznij od planowania siły roboczej. Poznaj i zrozum działalność swojej firmy. Dostosuj swój plan do strategii firmy.
• Opracuj sensowne opisy stanowisk, które będą wykorzystywane przez cały cykl życia kandydata w Twojej firmie.
• Rekrutuj i zatrudniaj ostrożnie, ale szybko, mając na uwadze doświadczenie kandydata.
• „Zaangażuj i zatrzymaj” talenty za pomocą „uznania, celu” i „wzmocnienia”.
• Przekazuj informacje zwrotne w sposób ciągły. Zapewniaj pracownikom uczciwe oceny wyników, aby pomóc im osiągnąć ich cele i cele firmy.
• Pozwalaj pracownikom odchodzić z szacunkiem i godnością.
• Zarządzaj ryzykiem, znając i przestrzegając wielu przepisów i regulacji HR.
• Budowanie kultury zaufania i szacunku między pracownikami i liderami.

Podsumowanie

Sześć głównych trendów

Weź pod uwagę te trendy podczas wykonywania każdego istotnego elementu HR, zaczynając od planowania:

• Pokolenia w pracy – Nie stereotypizuj ludzi na podstawie ich wieku. Zdaj sobie sprawę, że młodsi pracownicy, na przykład, wymagają więcej informacji zwrotnych i oczekują większej elastyczności pracy i pozytywnej kultury. Chcą więcej szkoleń, możliwości rozwoju kariery i dostępu do najnowszych technologii. Młodsi pracownicy mogą prosić o te rzeczy chętniej niż starsi pracownicy, którzy również mogą ich chcieć. Przy większej liczbie pokoleń pracujących obok siebie należy spodziewać się większej liczby konfliktów i nieporozumień. Wiedza o tym, co ludzie w różnym wieku mają ze sobą wspólnego, może pomóc złagodzić sytuację.
• Globalizacja – jako specjalista ds. zasobów ludzkich prawdopodobnie napotkasz wyzwania związane z internacjonalizacją biznesu. Od rekrutacji pracowników na całym świecie po zarządzanie zespołami wirtualnie w wielu strefach czasowych i kulturach, globalizacja dodaje warstw złożoności do HR.
• Technologia HR – Wszechobecność technologii i rosnąca zależność firm od niej sprawia, że musisz wiedzieć, jak korzystać z narzędzi HR i jak je wykorzystać, zachowując ludzkie i osobiste relacje.
• Analityka – Nowe techniki gromadzenia i analizy danych sprawiają, że oparte na dowodach pomiary i podejmowanie decyzji są niezbędne w każdej dziedzinie, w tym w HR.
• Kultura – Twoja kultura będzie napędzać Twój sukces w zatrudnianiu, zatrzymywaniu i angażowaniu talentów.
• Gig economy – W miarę jak coraz więcej osób akceptuje pracę na zlecenie lub gig, przed działem HR pojawia się szereg nowych kwestii podatkowych i prawnych.
• Planowanie siły roboczej i sukcesji
• Jako specjalista ds. HR powinieneś uczestniczyć w planowaniu strategicznym swojej organizacji. Zasiadanie przy stole umożliwia wnoszenie wkładu HR w tworzenie planów i celów korporacyjnych oraz pomoże w stworzeniu planu zatrudnienia, który będzie zgodny ze strategią firmy. Plan strategiczny wymaga dokumentacji, która opisuje talenty niezbędne do osiągnięcia celów planu.   

• „Inteligentne organizacje włączają dział HR w proces planowania strategicznego organizacji, dzięki czemu można łatwo przejść od planowania strategicznego do planowania zatrudnienia”.
• Należy opracować plany zatrudnienia i sukcesji, aby były zgodne z planem strategicznym, misją i kulturą firmy. Uzyskaj wsparcie od kierownictwa wyższego szczebla. Oceń posiadane talenty. Zbierz dane o umiejętnościach i kompetencjach pracowników, prognozach przejścia na emeryturę, wskaźnikach odejść i danych dotyczących wydajności. Porównaj obecny i przewidywany zestaw umiejętności z wymaganiami planu strategicznego. Zidentyfikuj luki i strategie ich uzupełnienia. Można na przykład rekrutować, zlecać na zewnątrz, szkolić lub przenosić pracowników. Możesz zmniejszyć lub rozszerzyć zatrudnienie w niektórych obszarach i opracować działania mające na celu zatrzymanie cennych osób na kluczowych stanowiskach.

• „W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku elastyczność i kultura, która zachęca do równowagi między obowiązkami osobistymi i biznesowymi, są zaletami w przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych pracowników”.
• Rozejrzyj się na zewnątrz. Zbadaj opcje nowych lokalizacji oddziałów w oparciu o koszty i dostępność talentów. Zbadaj trendy w udziale siły roboczej, aby przewidzieć niedobory w kluczowych obszarach. Rozważ wpływ nowych lub proponowanych przepisów oraz tego, jak technologia może wpłynąć na popyt. Wykorzystaj planowanie sukcesji, aby zapewnić stały dopływ talentów na kluczowych stanowiskach i stanowiskach kierowniczych. Identyfikowanie i rozwijanie pracowników, którzy mają potencjał do pełnienia tych ról. Przyspieszenie identyfikacji i rozwoju talentów poprzez docenianie menedżerów, którzy budują ludzi i pielęgnowanie kultury coachingu. Aby znaleźć następców wewnątrz lub na zewnątrz organizacji, pracuj na najwyższych szczeblach. Poproś członków zarządu o współpracę w zakresie rozwoju przywództwa.

Podstawowe prawo pracy

• Firmy w USA mogą zwolnić każdego pracownika lub odejść z własnej woli z dowolnego powodu w dowolnym momencie. Wyjątki obejmują pracowników z pisemnymi lub dorozumianymi umowami; tych, których firmy rozwiązują w celu odmowy im świadczeń; lub tych, których firma zwalnia z „niekorzystnych” powodów, w tym czasu wolnego na służbę wojskową lub ławę przysięgłych, lub za „informowanie o nieprawidłowościach”, takich jak zgłaszanie naruszeń bezpieczeństwa. Firmy nie mogą zwalniać pracowników z wielu celowych i niezamierzonych „dyskryminujących” powodów.

• „Każdy kandydat powinien być traktowany jak VIP. Każdy kandydat, niezależnie od tego, czy zostanie zatrudniony, czy nie, jest potencjalnym klientem”.
• Równych Szans Zatrudnienia (EEOC) egzekwuje amerykańskie przepisy dotyczące dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność, płeć, rasę, religię i inne kategorie. Pracodawcom, którzy naruszają prawo, mogą grozić kary, w tym wypłata utraconego wynagrodzenia i odszkodowania karne.

• Pracodawcy muszą sprawdzić, czy wszyscy pracownicy mają wymagany status imigracyjny, aby legalnie pracować w USA. Pracodawcy nie mogą poddawać pracowników testom na wykrywaczu kłamstw i muszą uzyskać zgodę pracownika na uzyskanie i wykorzystanie informacji kredytowych. Pracodawcy nie mogą zwolnić ani odmówić zatrudnienia osoby na podstawie raportu kredytowego bez ujawnienia przyczyny. Pracownicy mogą przystępować do związków zawodowych i uczestniczyć w nich bez obaw o konsekwencje.

Opisy stanowisk pracy

• Aby stworzyć praktyczne opisy stanowisk, przeprowadź „analizę stanowisk” w celu skatalogowania stanowisk w Twojej firmie. Zapisz niezbędne umiejętności i atrybuty dla każdego stanowiska. Zwróć uwagę na to, jak pracują najlepsi pracownicy. Skataloguj, w jaki sposób stanowiska odnoszą się do siebie nawzajem i gdzie każde z nich pasuje do struktury lub hierarchii firmy.

• „Aby dodać prawdziwą wartość do organizacji, specjaliści HR muszą rozumieć biznes, w którym działają – a nie tylko jego część”.
• Tworzenie banku informacji – w tym przeprowadzanie wywiadów z menedżerami i „zasiedziałymi” pracownikami – oraz obserwowanie pracy ludzi pomoże ci stworzyć bogate, szczegółowe opisy stanowisk. Opisy te będą procentować w rekrutacji, wdrażaniu, planowaniu, szkoleniu i zarządzaniu wydajnością. Opisz każde stanowisko, w tym tytuły, lokalizacje, klasyfikacje, obowiązki i relacje raportowania. Wyjaśnij, na czym polega sukces w każdej roli. Unikaj języka, który sugeruje płeć i określ „istotne” i „nieistotne” wymagania każdego stanowiska zgodnie z ustawą o niepełnosprawnych Amerykanach (ADA).

Zatrudnianie

• Spróbuj opisać cechy osoby, którą chcesz zatrudnić. Określ, w jaki sposób wypełnisz luki kadrowe. Talent występuje w wielu odmianach: w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, kontrakt, konsultanci, pracownicy tymczasowi i pracownicy dostawców. Zatrudniając wykonawców, upewnij się, że pasują oni do prawidłowej definicji Internal Revenue Service. Kontrahenci zazwyczaj mają innych klientów, pracują w ograniczonym czasie, używają własnego sprzętu, nie otrzymują żadnych świadczeń i kontrolują, gdzie i kiedy pracują.

• „Millenialsi, którzy obecnie stanowią największy segment amerykańskiej siły roboczej, są znani z częstej zmiany pracy, ale nawet oni pozostaną z tobą, jeśli dasz im ku temu dobry powód”.
• Zatrudniaj ostrożnie i świadomie. Zatrudnianie dobrych pracowników oszczędza czas i ból związany z usuwaniem pracownika, który się nie sprawdza. Przeszkol rekruterów i menedżerów ds. rekrutacji w zakresie przeprowadzania profesjonalnych rozmów kwalifikacyjnych. Korzystaj z technologii do zarządzania i wstępnego sprawdzania kandydatów.

• Promuj zamiast zatrudniać. Umożliwienie ludziom budowania kariery w organizacji nagradza pracowników i sprawia, że chcą pozostać. Zrównoważ wewnętrzne awanse i zadania z kosztami szkoleń. Zatrudniaj wystarczająco dużo talentów z zewnątrz, aby inspirować nowe pomysły i świeże informacje. Poszukując pracowników z zewnątrz, zachęcaj obecnych i byłych pracowników do oferowania rekomendacji. Zapoznaj się z wcześniejszymi danymi dotyczącymi zatrudnienia, abyś mógł ponownie rozważyć dobre osoby, których początkowo nie zatrudniłeś. Rozważ oferowanie staży i rekrutację z niszowych populacji, takich jak byli wojskowi i emeryci; reklamuj się zarówno w miejscach fizycznych, jak i online – w tym w mediach społecznościowych. „Wylansuj” swoją organizację zgodnie z tożsamością konsumenta, aby przyciągnąć odpowiednie talenty.

Selekcja

• Przeprowadzaj rozmowy kwalifikacyjne w cichym, prywatnym otoczeniu, przy minimalnym rozpraszaniu uwagi. Zaoszczędź czas i pieniądze, rozpoczynając od rozmów telefonicznych lub wideo w celu sprawdzenia kandydatów. Przyprowadź kilku ostatnich na formalne rozmowy kwalifikacyjne. Zminimalizuj liczbę wizyt, planując wszystkie rozmowy kwalifikacyjne w ciągu jednego lub maksymalnie dwóch dni. Przeprowadzaj „wywiady behawioralne”, które sprawdzają wcześniejsze reakcje kandydatów na różne scenariusze związane ze stanowiskiem. Jeśli szukasz osoby, która będzie zarządzać zespołem, przedstaw ją zespołowi podczas procesu selekcji. Przez cały czas trzymaj się pytań związanych ze stanowiskiem i unikaj zbaczania na nieistotne terytorium, które mogłoby podsycić roszczenie o dyskryminację. Większość życiorysów zawiera nieprawdziwe informacje. Dokładnie sprawdzaj referencje, przeszłość i historię zatrudnienia. Podejmuj decyzje dotyczące wyboru ostrożnie, ale szybko. Nie czekaj na doskonałość; stracisz dobrych kandydatów.

Zaangażowanie i utrzymanie pracowników

• Koszty – zarówno finansowe, jak i psychologiczne – utraty cennych pracowników, w połączeniu z kosztami ich zastąpienia, sprawiają, że zatrzymanie pracowników jest niezwykle ważne. Motywuj pracowników „wewnętrznie”, podkreślając znaczenie ich pracy, wzmacniając ich pozycję i inwestując w ich rozwój. Dąż do indywidualnego zaangażowania, szczególnie w przypadku najbardziej wartościowych pracowników. Dowiedz się, co sprawia, że chcą zostać. Upewnij się, że menedżerowie rozumieją znaczenie coachingu, inspirowania, słuchania i okazywania szacunku. Oferuj elastyczne środowisko pracy. Pracownicy cenią sobie miejsce pracy, które pozwala im zrównoważyć pracę, rodzinę i czas wolny.

• „Organizacje potrzebują wiarygodnych danych, aby podejmować dobre decyzje, a dział HR musi wdrożyć analitykę i zrobić to tak szybko, jak to możliwe”.
• Uznaj i doceń swoich pracowników. Zastanów się nad namacalnymi nagrodami dopiero po tym, jak dowiesz się, czego naprawdę chcą Twoje zespoły, takimi jak gotówka, czas wolny lub przyjemne doświadczenia zewnętrzne. Elastyczna praca, wybór zadań, a nawet szczere „dziękuję” liczą się jako nagrody. Wynagrodzenie i świadczenia są również częścią uznania i nagród. Pracodawcy muszą oferować co najmniej płacę minimalną i płacić za nadgodziny pracownikom, którzy nie są zwolnieni z tego obowiązku. Organizacje są zobowiązane do oferowania szeregu obowiązkowych świadczeń – takich jak urlop rodzinny i medyczny – w zależności od wielkości firmy i innych czynników.

• „Mądre organizacje zdają sobie sprawę, że umożliwienie pracownikom pewnej elastyczności zwiększa ich lojalność wobec firmy i jest dobrą strategią zatrzymywania pracowników”.
• Pracodawcy muszą przestrzegać przepisów dotyczących pracy dzieci i równości wynagrodzeń. Większość firm idzie dalej, płacąc konkurencyjne lub wyższe niż rynkowe wynagrodzenia i świadczenia, w tym premie za wyniki, udział w zyskach, prowizje od sprzedaży, opcje na akcje i świadczenia, takie jak zwrot kosztów czesnego lub otwarte zasady urlopowe – wszystko po to, aby przyciągnąć, zatrzymać i zaangażować największe talenty.

Porady HR

Rozważ poniższe wskazówki HR:

• Onboarding – Zanim wybrani kandydaci rozpoczną pracę w Twojej firmie, poproś ich menedżerów o wysłanie im listów powitalnych i zadzwoń do nich, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania. Wyślij niezbędne dokumenty z wyprzedzeniem, w tym informacje o świadczeniach i podręcznik pracownika. Zorganizuj miejsce pracy nowego pracownika, identyfikator, pocztę e-mail, dostęp do sieci i sprzęt, aby były gotowe pierwszego dnia. Pierwszego dnia kierownik powinien przywitać nową osobę i przedstawić ją zespołowi oraz innym istotnym osobom. Zaplanuj orientację, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące korzyści i zasad. Śledź postępy nowego pracownika za pomocą spotkań lub ankiet po pierwszym, drugim i trzecim miesiącu.
• Szkolenie i rozwój – Zanim wydasz pieniądze na szkolenie, przeprowadź ocenę potrzeb, aby dowiedzieć się, czego wymaga Twoja organizacja w zakresie „wiedzy, umiejętności i zdolności” (KSA), aby wypełnić wszelkie luki w planowaniu siły roboczej. Znając swoje potrzeby, określ rozwój najlepiej dopasowany do zadania – na przykład szkolenie, coaching, mentoring lub zadania rozciągające.
• Zarządzanie wydajnością – poprawa produktywności i jakości pracowników. Określ, co oznacza sukces dla każdej osoby. Śledź, dokumentuj i przekazuj informacje zwrotne na temat wydajności pracowników w sposób ciągły, a nie coroczny. Unikaj niespodzianek podczas formalnej oceny wyników. Spraw, aby oceny były sprawiedliwe i obiektywne, tworząc jasne, wspólne definicje dla wszystkich ocen. Spraw, by proces oceny był konstruktywny, włączając w niego dyskusje na temat aspiracji zawodowych i planów rozwoju pracownika. Jako menedżer, słuchaj uważnie podczas oceny i w rozmowach pomiędzy formalnymi sesjami oceny. Oferuj jednoznaczne informacje zwrotne i pytaj pracowników, co możesz zrobić, aby im pomóc.
• Relacje z pracownikami – Podejdź do relacji z pracownikami nie jako do zbioru zasad, krytyki i negocjacji, ale w kategoriach okazywania szacunku, budowania zaufania i tworzenia pozytywnej kultury. Skorzystaj z podręcznika dla pracowników, aby szczegółowo opisać politykę firmy – w tym zasady dotyczące nękania i zastraszania, korzystania z mediów społecznościowych i płatnego urlopu. Udokumentuj, co oznacza dobre zachowanie i podziel się mapą drogową budowania dobrych relacji.
• Zarządzanie ryzykiem – Bezpieczeństwo w miejscu pracy ewoluowało w ciągu ostatnich 100 lat od doraźnych środków w niektórych firmach do praw wynikających z przepisów dla pracowników w USA. Wielu pracodawców uwzględnia bezpieczeństwo i ochronę pracowników w swoich misjach i deklaracjach wartości oraz dąży do osiągnięcia doskonałych wyników w zakresie bezpieczeństwa. Wielu uwzględnia programy odnowy biologicznej pracowników jako korzyści.
• Zakończenie zatrudnienia – gdy pracownicy odchodzą dobrowolnie, poproś o list rezygnacyjny. Nie wymagaj wypowiedzenia od pracowników, którzy chcą odejść; poproś o nie, aby nie narazić na szwank swojej polityki zatrudnienia według własnej woli. Jeśli zwalniasz pracowników nie z ich winy, np. z powodu redukcji zatrudnienia, rozważ odprawę i usługi outplacementu, aby złagodzić cios i chronić swoją markę. Dokonaj przeglądu zwolnień i wypowiedzeń pod kątem dyskryminacji. Przestrzegaj przepisów prawa i obowiązków pracodawcy dotyczących rozwiązywania umów o pracę.

O autorach

• Konsultantki Barbara Mitchell i Cornelia Gamlem są byłymi specjalistkami ds. zasobów ludzkich.