Robert’s Rules Of Order Newly Revised In Brief (Nowe zasady porządkowe Roberta w skrócie)

Henry M. Robert III, William J. Evans, Daniel H. Honemann i Thomas J. Balch

Da Capo Press, 2004

Pierwsze wydanie: 1876

W salach konferencyjnych i aulach na całym świecie ludzie często prowadzą i uczestniczą w spotkaniach zgodnie z procesami opisanymi w Zasadach Porządkowych Roberta. Ludzie na większości sesji potrzebują jednak tylko około 20% zasad i wytycznych zawartych w oryginalnej książce. Dlatego też Henry M. Robert III, William J. Evans, Daniel H. Honemann i Thomas J. Balch skrócili encyklopedyczny tekst główny do tej poręcznej, łatwiejszej w użyciu wersji, koncentrując się na bardziej aktualnych zasadach i zastosowaniach. Obejmują one wszystkie podstawy, w tym jak wprowadzać wnioski, uczestniczyć w debatach i głosować. Książka opisuje również zadania urzędników i członków zarządu, a także zawiera szablony, wykresy i przykłady tego, co należy powiedzieć i zrobić, aby prowadzić spotkania płynnie i uczciwie. Chociaż zasady te mogą być staromodne w niektórych środowiskach, pozostają użytecznymi wytycznymi dotyczącymi zarządzania spotkaniami, szczególnie na forach, na których liczy się odpowiedzialność. Niezależnie od tego, czy musisz kierować zarządem korporacji, czy prowadzić komitet charytatywny, getAbstract poleca tę zwięzłą książkę referencyjną.

Streszczenie oryginału tłumaczone algorytmicznie (przepraszamy za ewentualne błędy) jako materiał na nasze wykłady integracyjne.

Korzyści

  • W 1876 roku Henry Martyn Robert opublikował Robert’s Rules of Order, przewodnik po prowadzeniu spotkań. Jest on obecnie uznanym autorytetem w zakresie procedur obrad grupowych.
  • Wszystkie organizacje wymagają procesu sprawiedliwego i efektywnego prowadzenia spotkań.
  • „Procedura parlamentarna” składa się z zasad, procesów i zwyczajów, które rządzą zgromadzeniami.
  • Spotkanie powinno przebiegać zgodnie ze standardowymi krokami lub realizować określony porządek obrad.
  • „Wniosek” jest narzędziem używanym przez członków do przedstawiania propozycji przed zgromadzeniem.
  • Po tym, jak członek przedstawi wniosek, zgromadzenie debatuje nad jego zaletami.
  • Członkowie wprowadzają poprawki do wniosków.
  • Można stosować różne metody głosowania w zależności od tematu i wielkości grupy.
  • Zasady i regulaminy określają cel i procedury organizacji.
  • Przewodniczący jest odpowiedzialny za zapewnienie, że spotkania przebiegają sprawnie, a uczestnicy przestrzegają zasad.

Podsumowanie

  • Rola zasad
  • Kiedy ludzie zbierają się, aby podejmować decyzje, muszą mieć wdrożone procesy, aby zapewnić, że ich orzeczenia są sprawiedliwe. Grupy liczące mniej niż sześć osób byłyby nierozsądne, gdyby przestrzegały formalnej struktury, ale grupy liczące od sześciu do dwunastu osób potrzebują uzgodnionego formatu z kilku powodów. Proces zapewnia, że wszyscy pozostają w temacie i wychodzą z jasnym zrozumieniem tego, co zrobiła grupa. Zasady zapobiegają również dominacji asertywnej osoby lub wykorzystywaniu mniej otwartych osób. Grupy liczące więcej niż dwanaście osób wymagają jeszcze większej struktury, aby zagwarantować sprawiedliwość. Pytania, które mogą się pojawić, to: „Kto ma prawo mówić pierwszy i jak długo?”, „Czy każdy będzie miał swoją kolej?”, „W jaki sposób grupa będzie trzymać się tematu?”, „W jaki sposób członkowie będą radzić sobie z nieporozumieniami i rozwiązywać konflikty?” oraz „Jaki jest najlepszy sposób radzenia sobie z bieżącymi kwestiami?”.
  • „Kiedy ludzie chcą zrobić coś jako grupa, muszą najpierw uzgodnić, co dokładnie chcą zrobić i jak chcą to zrobić”.
  • „Procedura parlamentarna” ewoluowała z czasem. Określa ona zasady, procesy i zwyczaje, które rządzą wszelkiego rodzaju zgromadzeniami. Niektóre organizacje mogą mieć własne procedury, ale zasady są niezbędne. Gdyby każda grupa musiała najpierw zdefiniować swoje zasady przed podjęciem jakichkolwiek wspólnych decyzji, spotkania stałyby się nieefektywne. Henry Martyn Robert opublikował pierwsze wydanie Robert’s Rules of Order w 1876 roku, aby służyć jako przewodnik do prowadzenia spotkań. Od tego czasu stał się on takim autorytetem w tej dziedzinie, że ludzie zazwyczaj odnoszą się do „Zasad Roberta”, gdy cytują procedurę. Robert kilkakrotnie poprawiał swoją książkę w odpowiedzi na setki otrzymanych listów. Jego praca ustanawia wspólną płaszczyznę organizacji spotkań w sposób, który daje wszystkim uczestnikom możliwość wyrażenia swoich opinii, pomaga sesjom przebiegać „płynnie” i prowadzi do podejmowania solidnych decyzji.
  • Komponenty
  • „Przewodniczący” lub „prezydent” prowadzi spotkanie, a sekretarz prowadzi jego protokół. Wprowadzenie w życie decyzji podjętych podczas spotkania wymaga „kworum” lub minimalnej liczby obecnych przedstawicieli. Przewodniczący rozpoczyna od „wezwania do porządku”, ogłaszając: „Spotkanie zostanie uporządkowane”. Spotkania powinny przebiegać zgodnie z określonym porządkiem obrad lub w tym standardowym formacie:
  • „Odczytanie i zatwierdzenie protokołu” – Sekretarz rozdaje lub odczytuje protokół z poprzedniego spotkania w celu zatwierdzenia lub wprowadzenia poprawek.
  • „Raporty” – przewodniczący komisji, członkowie zarządu lub urzędnicy przedstawiają raporty w celu dostarczenia informacji lub przedstawienia zaleceń dotyczących działań.
  • „Sprawy niedokończone” – Członkowie rozważają i omawiają bieżące kwestie.
  • „Nowe sprawy” – Członkowie przedstawiają nowe sprawy, proponując wnioski.
  • „Wnioski”
  • „Wniosek” jest narzędziem używanym przez członków do przedstawiania propozycji przed zgromadzeniem. Aby przedstawić wniosek, należy poprosić o pozwolenie na zabranie głosu. Gdy przewodniczący cię rozpozna, „masz głos”. Rozpocznij swoją wypowiedź od słów: „Wnoszę, aby….”. Następnie należy precyzyjnie sformułować wniosek. Zanim członkowie będą mogli przedyskutować wniosek, ktoś musi go „poprzeć”, aby wykazać, że co najmniej dwie osoby uważają sugestię za wartą rozważenia. Ktoś musi po prostu zawołać „drugi”. Następnie przewodniczący „przedstawia wniosek”, mówiąc: „Wnioskuje się i popiera wniosek, aby…”. Przewodniczący określa, czy wniosek jest zwięźle sformułowany i czy sugestia jest zgodna z zasadami organizacji. Gdy wniosek jest „na wokandzie”, jest on otwarty na dyskusję w celu podjęcia decyzji, jakie działania podejmie grupa. Gdy członkowie zakończą debatę nad wnioskiem, przewodniczący przeprowadza głosowanie i ogłasza wynik w następującej kolejności: „Zgłaszanie, która strona „ma to”; deklarowanie, że wniosek został przyjęty lub przegrany; wskazywanie skutków głosowania, jeśli jest to konieczne lub właściwe” oraz „ogłaszanie następnego punktu obrad, jeśli ma to zastosowanie”.
  • „Debata”
  • Każdy członek ma prawo do wzięcia udziału w debacie na temat wniosku i może zabrać głos dwukrotnie przez maksymalnie 10 minut za każdym razem. Zgromadzenie może jednak zmienić ten limit czasowy większością dwóch trzecich głosów. Żaden limit czasowy nie ogranicza długości debaty. Jeśli chcesz zabrać głos na dany temat, przewodniczący musi Cię rozpoznać. Uzyskaj uznanie, wstając, gdy obecny mówca zajmie swoje miejsce. Nie próbuj zwracać na siebie uwagi przewodniczącego, gdy inny członek debatuje. Zazwyczaj osoba zgłaszająca wniosek zabiera głos jako pierwsza. Przewodniczący daje pierwszeństwo tym, którzy jeszcze nie przemawiali i stara się na przemian wypowiadać osoby o przeciwnych poglądach.
  • „Procedura parlamentarna… zapewnia procesy, dzięki którym organizacja, duża lub mała, może wypracować satysfakcjonujące rozwiązania dla jak największej liczby pytań w jak najkrótszym czasie”.
  • Podczas debaty upewnij się, że Twoje uwagi są „związane” z tematem. Wypowiedzi powinny być bezosobowe, aby krytykować temat, a nie osobę. Formalny język używany w debatach pomaga uniknąć spersonalizowania argumentów. Na przykład, zwracaj się do przewodniczącego, a nie do innych członków. Używaj tytułów zamiast nazwisk.
  • „Głównym celem spotkań, na których stosuje się zasady porządku, jest podejmowanie decyzji przez grupę”.
  • Członek może zakończyć debatę, mówiąc: „Zgłaszam poprzednie pytanie”, „Zgłaszam pytanie” lub „Zgłaszam wniosek o głosowanie”. Inny uczestnik musi poprzeć ten wniosek, a następnie grupa musi go potwierdzić większością dwóch trzecich głosów. Czasami grupa decyduje się opóźnić głosowanie nad wnioskiem, ponieważ członkowie potrzebują więcej informacji lub wniosek wymaga dodatkowej analizy. Możesz odroczyć głosowanie, wnosząc o „odroczenie do określonego czasu” lub możesz skierować wniosek do komisji w celu przeredagowania lub dodatkowej analizy. Istnieją dwa rodzaje komisji: „stałe” i „specjalne”.
  • „Poprawki”
  • Być może zgadzasz się na wniosek z pewnymi zmianami. Na przykład, jeśli uważasz, że wniosek „Aby Liga Golfa otworzyła dywizję młodzieżową” powinien ograniczać nową dywizję do nastolatków, możesz zaproponować poprawkę. Poprawki muszą być jasne i precyzyjne. W tym przypadku poprawka brzmiałaby: „Wnoszę o zmianę poprzez zastąpienie słów „dywizja młodzieżowa” słowami „dywizja dla nastolatków w wieku od 14 do 18 lat””. Grupa musi najpierw zagłosować za przyjęciem poprawionej wersji, a następnie może dalej nad nią debatować. Możliwe jest również zasugerowanie poprawek do poprawki. Poprawki mogą wstawiać lub dodawać słowa, wykreślać słowa lub zastępować słowa.
  • „Aby rozpocząć proces podejmowania jakiejkolwiek decyzji, członek przedstawia propozycję, składając wniosek”.
  • Nawet po debacie i rozważeniu, grupy mogą popełniać błędy. Załóżmy na przykład, że zarząd odrzuca wniosek o przekazanie 500 USD na rzecz wyznaczonej organizacji charytatywnej, ponieważ, jak argumentuje strona wygrywająca, grupa nie ma wystarczających funduszy filantropijnych. W dalszej części spotkania skarbnik informuje, że wynajmowana nieruchomość wygenerowała nieoczekiwany dochód. Członek strony wygrywającej może złożyć „wniosek o ponowne rozpatrzenie”. Jeśli po spotkaniu okaże się, że grupa ma wystarczające fundusze, można przedstawić ten sam wniosek, jako wniosek o „odnowienie”, na następnym spotkaniu. Jeśli chcesz, aby grupa „uchyliła lub zmieniła” wcześniej zatwierdzony wniosek, możesz również poprosić członków o rozważenie tej zmiany. Poinformuj ich o tym z wyprzedzeniem, przekazując „wcześniejsze powiadomienie”. W przeciwnym razie wniosek będzie wymagał większości dwóch trzecich głosów wszystkich członków.
  • „Głosowanie, nominacje i wybory”
  • Przyjęcie wniosku lub wybranie kogoś na stanowisko wymaga „większości” głosów, czyli ponad połowy członków. Głosowanie większością głosów to największa liczba głosów otrzymanych, gdy członkowie wybierają spośród trzech lub więcej opcji. Niektóre uchwały, takie jak wnioski o zawieszenie lub zmianę zasad, wymagają „co najmniej dwóch trzecich głosów oddanych przez osoby uprawnione do głosowania”. Niektóre wnioski wymagają udziału wszystkich głosujących członków, nawet jeśli nie są oni obecni na spotkaniu. Ponieważ przewodniczący dążą do zachowania bezstronności, nie biorą udziału w debatach i oddają głosy tylko w drodze głosowania lub gdy ich głos ma wpływ na wynik. Metody głosowania są następujące
  • „Głosowanie na stojąco” – Przewodniczący mówi: „Osoby popierające wniosek wstają. Proszę o zajęcie miejsc. Osoby przeciwne powstaną. Siadać.” Przewodniczący może określić wynik bez konieczności liczenia głosów każdej osoby. Przewodniczący proszą o głosowanie na stojąco, gdy nie są pewni wyniku głosowania głosowego, gdy wymagane są dwie trzecie głosów lub gdy członek prosi o głosowanie, wołając: „Podział!”.
  • „Głosowanie przez podniesienie ręki” – prosty sposób głosowania w małych grupach.
  • „Głosowanie liczone” – zazwyczaj przewodniczący ustala wynik głosowania bez faktycznego liczenia rąk. Jednak w niektórych przypadkach może on faktycznie policzyć głosy.
  • „Głosowanie za pomocą kart do głosowania” – Wybory wymagają głosowania za pomocą kart do głosowania. Jeśli w konkursie bierze udział tylko jeden kandydat, przewodniczący może ogłosić jego wybór. Wyniki wyborów są ostateczne, gdy przewodniczący ogłosi zwycięzcę, a kandydat zaakceptuje stanowisko.
  • Zasady i regulaminy
  • Ciała zasad, które rządzą jednostką legislacyjną to:
  • „Prawo” – Prawo federalne, stanowe i lokalne ma pierwszeństwo przed prawem organizacyjnym.
  • „Karta korporacyjna” – Karta korporacyjna to zbiór przepisów przyjętych i przestrzeganych przez zarejestrowaną organizację.
  • „Regulamin lub konstytucja” – regulamin grupy opisuje jej cel i zapewnia parametry dla funkcjonariuszy, komitetów i zgromadzeń. Określają one wymagania dotyczące wyboru członków lub bycia członkiem i mogą ustanawiać zarząd.
  • „Zasady porządkowe” – Zasady porządkowe to wytyczne dotyczące rutynowego i uprzejmego prowadzenia działalności w formie spotkania.
  • „Zasady stałe” – zasady, które nie są na tyle ważne, aby można je było włączyć do zasad porządku, takie jak wymóg, aby uczestnicy musieli podpisać rejestr przed spotkaniem, nazywane są zasadami stałymi.
  • „Zwyczaj” – Kiedy zwyczaj jest zrytualizowany i powtarzany, staje się zwyczajem. Jednak zwyczaj nie może mieć pierwszeństwa przed pisemną zasadą.
  • „Protokół jest zapisem tego, co zostało zrobione na spotkaniu, a nie tego, co zostało powiedziane”.
  • Przewodniczący jest odpowiedzialny za zapewnienie, że wszyscy uczestnicy przestrzegają zasad. Jeśli jednak członek uważa, że ktoś naruszył przepisy, może zawołać: „W kwestii formalnej!”. Następnie przewodniczący podejmuje decyzję. Jeśli nie zgadzasz się z orzeczeniem, możesz odwołać się do grupy, mówiąc: „Odwołuję się od decyzji przewodniczącego”. Ktoś musi poprzeć to odwołanie. Odwołanie trafia do debaty, chociaż członkowie mogą argumentować swoje punkty tylko raz. Odrzucenie oświadczenia przewodniczącego wymaga większości głosów.
  • „W kraju, w którym być może większość ludzi jest członkami jednego lub więcej stowarzyszeń, pewna znajomość [procedury] parlamentarnej może być słusznie uważana za niezbędną część edukacji każdego mężczyzny i każdej kobiety”. [Henry M. Robert]
  • Prezesi i przewodniczący powinni:
  • Zyskać gruntowną wiedzę na temat procedur stosowanych na każdym spotkaniu, takich jak zarządzanie głosowaniem.
  • Upewnić się, że wszyscy znają temat debaty i decyzji – Oszczędzić czas i skupić się na dyskusji, powtarzając wnioski i poprawki słowo w słowo przed rozpoczęciem debaty.
  • Umiejętność zarządzania głosowaniem – Zrozumienie, jakich sformułowań należy użyć i różnych metod głosowania, aby móc poddać wniosek pod głosowanie.
  • Zrozumienie etapów spotkania – poznanie przebiegu spotkania i swojej roli w jego prowadzeniu. Na przykład, stój podczas przywoływania zebrania do porządku, głosowania lub rozstrzygania kwestii formalnych.
  • Kontrolowanie procesów „kwestii formalnych i odwołań” – gotowość do mediacji w sporach i rozstrzygania konfliktów.
  • Opanuj procedurę parlamentarną – Bądź dobrze zorientowany w zasadach Roberta; poznaj je lepiej niż którykolwiek z członków i miej pod ręką odpowiednie materiały referencyjne.
  • „Procedura parlamentarna powinna być zwykle przestrzegana jako oczywistość… Nie jest to coś, do czego można zajrzeć tylko wtedy, gdy masz kłopoty”.
  • Sekretarz jest odpowiedzialny za funkcje przed i po spotkaniu. Informuje członków o dniu, godzinie i miejscu następnego spotkania, sporządza protokół i przygotowuje porządek obrad. Podczas spotkania sekretarz odczytuje lub rozpowszechnia protokół, zapisuje dokładne brzmienie każdego wniosku i pomaga przewodniczącemu w głosowaniu. Protokół nie powinien zawierać wypowiedzi każdego członka, ale powinien rejestrować każdy wynik i decyzję. Sekretarz przechowuje również regulaminy, zasady, listy członków i raporty. Skarbnik jest odpowiedzialny za śledzenie funduszy organizacji. Prezes może poprosić skarbnika o przedstawienie aktualizacji lub raportu podczas regularnych spotkań. Jest on również odpowiedzialny za sporządzenie rocznego raportu lub sprawozdania finansowego.

O autorach

  • Henry M. Robert III, William J. Evans, Daniel H. Honemann i Thomas J. Balch zostali upoważnieni przez Robert’s Rules Association Council do aktualizacji Robert’s Rules of Order. Robert jest wnukiem generała Roberta, autora oryginalnych Zasad. Evans jest byłym prezesem Krajowego Stowarzyszenia Parlamentarzystów. Honemann jest prawnikiem. Balch jest lobbystą i analitykiem.
Rate this post