Opanuj technologię, aby zaangażować uczestników

Kassy LaBorie

ATD, 2020

Mistrzyni wirtualnych prezentacji Kassy LaBorie przedstawia krok po kroku przewodnik dla producentów w środowiskach spotkań online. Uczy różnicy między platformami „Revealers i Builders”, jak rozwiązywać problemy techniczne podczas sesji, a nawet o etykiecie online. Zrozumiesz, dlaczego dobry projekt angażuje uczestników, jak przygotować ich z wyprzedzeniem za pomocą szczegółowych instrukcji oraz w jaki sposób gospodarze i producenci mogą sobie nawzajem pomagać. LaBorie zawiera wiele list kontrolnych, dzięki którym będziesz zorganizowany i na bieżąco.

Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał na nasze wykłady motywacyjne.

Korzyści

• Pandemia COVID-19 ujawniła problemy z zaangażowaniem w wirtualne prezentacje.
• Umiejętności komunikacyjne są tak samo ważne jak umiejętności techniczne.
• Platformy prezentacyjne są zgodne z dwoma archetypami: Revealers i Builders.
• Listy kontrolne funkcji platform pomogą Ci zdecydować, co będzie dla Ciebie najlepsze.
• Poznaj typowe problemy związane z platformami wirtualnymi i dowiedz się, jak je rozwiązywać.
• Wykonaj trzy kroki, aby zarządzać przebiegiem spotkania i działaniami edukacyjnymi.
• Zadbaj o przygotowanie, zaangażowanie i odpowiedzialność uczestników.
• Relacje robocze między prezenterami i producentami powinny być silne i godne zaufania.

Podsumowanie

• Pandemia COVID-19 ujawniła problemy z zaangażowaniem w wirtualne prezentacje.
• Liczba wirtualnych prezentacji wzrosła w 2020 r., gdy ludzie na całym świecie pozostali w domach podczas pandemii koronawirusa. Wirtualne prezentacje pomogły ludziom kontynuować życie zawodowe, ale ujawniły problem: słabe zaangażowanie. Czasami problem leżał po stronie prezentera i treści, ale kluczowe kwestie dotyczyły również oprogramowania do konferencji internetowych. Frustracja z powodu usterek i opóźnień, a także niezdolność uczestników do korzystania z interaktywnych funkcji uniemożliwiały im czerpanie maksymalnych korzyści z tego doświadczenia.

• „Wirtualni trenerzy, gospodarze spotkań online i prezenterzy webinarów, mamy problem: zaangażowanie”.
• Istnieją trzy rodzaje wirtualnych prezentacji:

• Sesje szkoleniowe online – ta kategoria obejmuje wielu moderatorów i kilku uczestników, którzy oglądają prezentacje w tym samym momencie i współpracują w grupach.
• Spotkania cyfrowe – te prezentacje są krokiem naprzód w stosunku do tradycyjnych połączeń konferencyjnych, podczas których ludzie zbierają się, aby oglądać prezentacje, opracowywać strategie i tworzyć projekty.
• Webinary – te prezentacje online są w większości jednokierunkowe, z udziałem jednego lub więcej prezenterów i dużej publiczności.
• Produkcja obejmuje zadania techniczne i logistyczne, a nie treść. Zadania produkcyjne obejmują: pomoc użytkownikom w 1) zrozumieniu funkcji platformy, połączeń audio i czatów, 2) dodawaniu notatek do tablic i 3) dołączaniu do sesji grupowych. Producenci powinni wspierać prezenterów, trenerów i moderatorów. Powinni również dystrybuować „zadania edukacyjne przed sesją”, przesyłać treści i wysyłać dane logowania do uczestników. Podczas wydarzenia na żywo producenci przeprowadzają ankiety, monitorują uczestnictwo i przeglądają sesje przerywnikowe. Po prezentacji producenci finalizują kurs i zapewniają akredytację.

• Umiejętności komunikacyjne są równie ważne jak umiejętności techniczne.
• Producenci wirtualnych prezentacji potrzebują konkretnych umiejętności technicznych, ale muszą być również dobrymi komunikatorami. Muszą szybko przyswajać informacje, być w stanie rozwiązywać problemy, dobrze pracować w stresujących sytuacjach i szybko dostosowywać się do zmian. Dobry producent przekazuje znaczenie, pomagając wszystkim uczestnikom zaangażować się. Aby skupić się na skutecznej komunikacji, producenci muszą rozumieć funkcje wybranych platform, skutecznie z nich korzystać i rozwiązywać problemy podczas sesji.

• „Ustalenie kontekstu pomaga ludziom nawiązać relacje, a skuteczna i angażująca prezentacja szczegółów pomaga ludziom zwracać uwagę”.
• Przed, w trakcie i po wirtualnej prezentacji, producenci muszą:

• Połączyć – pomóc wszystkim pobrać, zalogować się i uczestniczyć w sesjach. Zwracać uwagę na problemy z połączeniem i rozwiązywać je.
• Partnerować – ćwiczyć z prezenterami. Konfigurować ankiety i czaty. Udzielać porad dotyczących edukacji użytkowników w zakresie instrukcji i wytycznych dotyczących sesji.
• Analizuj – Unikaj błędów dzięki wcześniejszemu planowaniu. Szybko reaguj na komplikacje i usterki. Szukaj alternatywnych rozwiązań w obliczu nieplanowanych przeszkód.
• Godna komunikacja wymaga skutecznego słuchania. Zwracaj uwagę na wskazówki od moderatorów podczas prób i transmisji. Zwracaj uwagę na luki w dźwięku i wskocz, aby naprawić rozłączenia. Bądź empatyczny, gdy uczestnicy mają problemy z technologią.

• Prezentacje są zgodne z dwoma archetypami: Revealers i Builders.
• Podczas nauki nowej platformy zapytaj, czy przypomina ona Adobe Connect czy Zoom. Obie mają pewne cechy wspólne, ale prezentują informacje w różny sposób. Jedna z nich to Builder, a druga Revealer. Buildery pozwalają na przesyłanie i dostęp do materiałów z wyprzedzeniem i umożliwiają dostęp po zakończeniu prezentacji. Revealers wymagają od prezenterów udostępniania ekranu i materiałów w czasie rzeczywistym. Platformy Builder obejmują Adobe Connect, Saba Classroom, Blackboard i Jigsaw. Platformy Revealer obejmują Zoom, GoToWebinar, GoToMeeting, GoToTraining, Microsoft Teams i Skype for Business.

• „Wydajność jest kluczowa: platformy bez awarii technicznych na pierwszym miejscu, a wybór funkcji interaktywnych na drugim”.
• Oba rodzaje platform mają swoje wady i zalety. Podczas gdy Revealers są bardziej spontaniczne, prezenterzy mogą nieumyślnie udostępnić coś, co nie jest częścią prezentacji, na przykład swoją skrzynkę e-mail lub prywatne wiadomości. Buildery mają wiele funkcji i szablonów, ale nauka korzystania z nich i przesyłania treści wymaga czasu. Czasami pliki nie są kompatybilne z platformą. Ucząc się jakiejkolwiek nowej technologii, podziel ją na „Trzyetapowy proces uczenia się ACT”:

• A = „Dostęp” – Określ, co jest dostępne i uruchom sesję testową.
• C = „Kliknij” – poznaj oprogramowanie, klikając wszystkie pozycje menu.
• T = „Team up!” – Pracuj z partnerem i prowadź go tak, jakby był uczestnikiem.
• Listy kontrolne funkcji platformy pomogą Ci zdecydować, co będzie dla Ciebie najlepsze.
• Większość osób zna pewne funkcje oprogramowania do prezentacji online, takie jak dźwięk, kamera internetowa, udostępnianie ekranu i czat. Jednak każda platforma jest inna, więc skorzystaj z listy kontrolnej przy podejmowaniu decyzji, która z nich będzie najlepsza dla wirtualnego doświadczenia, które chcesz stworzyć. Lista „Rozpocznij” zawiera następujące funkcje:

• Role – Przypisz funkcje lub stanowiska, takie jak liderzy, gospodarze lub uczestnicy, i określ poziom dostępu dla każdego z nich.
• Audio – może to być transmisja na żywo, telekonferencja lub dźwięk z komputera, do słuchania i prezentacji.
• Uczestnicy – ta funkcja obejmuje różnych uczestników, w tym tych, którzy słuchają, mówią, uczestniczą w panelach, prowadzą prezentacje lub moderują wydarzenie.
• Kamera internetowa – jest to kamera komputerowa, która zapewnia transmisję na żywo z programu lub wydarzenia.
• Nagrywanie – może obejmować audio lub wideo, a także prezentacje do wykorzystania w przyszłości.
• „Jasne nakreślenie planu interakcji z publicznością pomoże zbudować zaufanie do korzystania z funkcji”.
• „Podstawowa interakcja” obejmuje te funkcje:

• Informacje zwrotne – Ten zestaw narzędzi zawiera interaktywne gadżety, takie jak przycisk „podnieś rękę” lub ikona „odszedłem”.
• Czat – jest to określone miejsce do wymiany publicznych lub prywatnych komentarzy za pomocą tekstu.
• Tablica – jest to pusta przestrzeń – jak pusta kartka papieru – do robienia notatek i burzy mózgów.
• Tworzenie notatek – funkcja adnotacji polega na używaniu różnych gadżetów i urządzeń do pisania lub rysowania na tablicy.
• Udostępnianie plików – ta technologia umożliwia uczestnikom przesyłanie/udostępnianie plików bezpośrednio w głównej przestrzeni spotkania.
• Udostępnianie ekranu – ta funkcja umożliwia uczestnikom online oglądanie ekranu komputera prezentera podczas sesji na żywo.
• „Zaawansowane funkcje interakcji” obejmują te cechy:

• Ankiety – ta funkcja umożliwia organizatorom ankietowanie uczestników online i udostępnianie lub zapisywanie wyników ankiet.
• Dzienniki lub notatki – jest to określony obszar do pisania, zapisywania i udostępniania notatek.
• Pytania i odpowiedzi – jest to miejsce wymiany zapytań i odpowiedzi oraz zarządzania sesjami pytań i odpowiedzi.
• Pobieranie plików – ta funkcja umożliwia uczestnikom szybkie pobieranie lub przesyłanie notatek, slajdów prezentacji i innych plików ze spotkania.
• Breakout – ta funkcja umożliwia uczestnikom tworzenie małych grup, w których mogą się gromadzić i współpracować.
• Poznaj typowe problemy związane z platformami wirtualnymi i dowiedz się, jak je rozwiązywać.
• Podczas każdej sesji online z wieloma ruchomymi częściami zawsze coś pójdzie nie tak. Połączenia audio są jednymi z najczęstszych problemów, ale pojawiają się również problemy z tablicami, pokojami konferencyjnymi, współdzielonymi plikami i ankietami. Dobry gospodarz i producent przygotuje się na takie ewentualności, przeprowadzając testy i próby, aby zminimalizować usterki. Kiedy jesteś na żywo i coś pójdzie nie tak, wykonaj następujące trzy kroki:

• Wyluzuj – Weź głęboki oddech i wycisz dźwięk, aby się uspokoić.
• Zbadaj – znajdź źródło usterki. Czy problem dotyczy prezentera, uczestnika lub wszystkich uczestników? Czy dźwięk działa; czy wideo jest wadliwe? Zidentyfikuj usterkę, a następnie poinformuj odbiorców o problemie.
• ACT – Powtórz trzy kroki z procesu uczenia się ACT, wspomnianego powyżej. Jeśli przygotujesz się z wyprzedzeniem i znasz swoją technologię, rozwiążesz problem.
• W przypadku osób na stanowiskach kierowniczych, typowe niepowodzenia spotkań wiążą się z brakiem jasnego zdefiniowania ról i zadań technicznych dla prezenterów, gospodarzy i moderatorów. Inne usterki obejmują trudności z rozpoczęciem sesji, ankiety lub slajdu. Problemy pojawiają się również wtedy, gdy organizatorzy spotkania próbują przekazać kontrolę operacyjną różnym prezenterom w programie. Upewnij się, że uczestnicy znają przypisane im role i włącz wszystkie funkcje, które ich wspierają.

• Problemy z dźwiękiem nękają również sesje online. Niektórzy uczestnicy spotkań nie używają prawidłowo przycisku wyciszenia i zakłócają spotkanie szczekaniem psów, prywatnymi rozmowami lub wycieczkami do toalety. Powszechny problem pojawia się również, gdy uczestnicy nie znają technicznych wymagań audio dla platformy spotkań. Niektórzy zaniedbują naukę korzystania z komputera w celu dołączenia do sesji i próbują korzystać z połączenia telefonicznego, które nie jest wystarczająco obsługiwane przez platformę. Poprowadź ludzi przez ich problemy z dźwiękiem, ale jeśli ich problemy nie ustąpią, być może będziesz musiał ich wyciszyć lub rozłączyć. W razie wątpliwości należy „zrestartować i dołączyć ponownie”.

• „Dostarczanie pisemnych i wizualnych szczegółów, takich jak co robić, gdzie szukać i jak uczestniczyć, pomoże utrzymać zaangażowanie wszystkich”.
• W przypadku interakcji, takich jak czat lub „Whiteboarding”, niektórzy uczestnicy nie wiedzą, jak korzystać z technologii. Problemy na czacie często dotyczą nieodpowiednich komentarzy, a nie kwestii technicznych. Niestosowne zachowanie rozprasza ludzi. Monitoruj i prowadź dyskusję. Tablice czasami okazują się trudne do zapisania jako pliki; zrób zrzuty ekranu, aby je zachować.

• Wykonaj trzy kroki, aby zarządzać przebiegiem spotkania i działaniami edukacyjnymi.
• Stwórz notatki na temat tego, jak wszystko będzie przebiegać podczas sesji, szczególnie w odniesieniu do tego, co zamierzasz zaprezentować i kiedy to zaprezentujesz. Postępuj zgodnie z trzema krokami w tym procesie:

• Nazwij swoje cele – Im jaśniejszy cel, tym większe prawdopodobieństwo, że go osiągniesz. Wiedz z wyprzedzeniem, co chcesz, aby uczestnicy wynieśli z sesji.
• Wybierz forum – W przypadku burzy mózgów najlepsza jest współpraca grupowa. Do przeglądania informacji lepsza może być prezentacja. Połącz metodę z oczekiwanymi wynikami.
• Wybierz narzędzia interakcji – Czat jest najlepszy do burzy mózgów. Korzystanie z tablicy może lepiej służyć do prezentacji wizualnych. Wybierz najlepszą funkcję dla doświadczenia, które chcesz stworzyć.
• „Gdy więcej niż jedna osoba jest odpowiedzialna za udaną produkcję sesji online, notatki na temat tego, jak wszystko będzie przebiegać, są ważne dla jasności i organizacji”.
• Stwórz listę kontrolną produkcji dla producentów i moderatorów. Zbyt często prezenter staje się niespokojny podczas sesji i może zaniedbać przeprowadzenie ankiety lub udostępnienie plików. Twórz slajdy, które zawierają wizualne instrukcje dotyczące tego, co robić dalej lub jak korzystać z określonej funkcji.

• Utrzymuj uczestników przygotowanych, zaangażowanych i odpowiedzialnych.
• Brak przygotowania może zniszczyć prezentację online. Uczestnicy mogą stać się przytłoczeni i zdenerwowani, gdy korzystają z technologii, której w pełni nie rozumieją. Przygotuj ich z wyprzedzeniem na to, co mają robić i czego się spodziewać. Muszą znajdować się w cichym otoczeniu z niewielką ilością rozpraszaczy. Powinni przetestować swój sprzęt, oprogramowanie i połączenie.

• Wyślij e-maile z instrukcjami. Poproś uczestników o przetestowanie linków, obejrzenie filmu wprowadzającego lub przeprowadzenie sesji testowych online na żywo. Ludzie najlepiej uczą się poprzez samodzielne wypróbowywanie różnych rzeczy. Ponadto przygotuj uczestników, przypominając im o etykiecie wymaganej, aby sesja była przyjemna dla wszystkich.

• „Uczestnicy muszą stać się kompetentnymi i pewnymi siebie uczestnikami, ucząc się, jak prawidłowo uczestniczyć w sesji online na żywo, zarówno pod względem technicznym, jak i emocjonalnym”.
• Zawsze znajdą się osoby, które nie przeczytały wiadomości e-mail, nie przetestowały swojego sprzętu lub ustawiły się w destrukcyjnym środowisku. Daj im korzyść z wątpliwości – do pewnego stopnia. Jeśli zajmują zbyt dużo czasu swoimi problemami technicznymi, grzecznie poproś ich o udział w innej sesji. Daj im miejsce na podzielenie się swoimi problemami, ale w pierwszej kolejności jesteś odpowiedzialny za ludzi, którzy przybyli przygotowani.

• Relacje robocze między prezenterami i producentami powinny być silne i godne zaufania.
• W przypadku wydarzeń online na dużą skalę, takich jak webinary, które mogą mieć setki uczestników, producent jest niezbędny, ale nawet mniejsze wydarzenia, takie jak spotkanie, korzystają z pomocy technicznej. Prezenter i producent powinni mieć silne relacje, aby zapewnić najlepsze zaangażowanie. Istnieją dwa typy producentów:

• Menedżerowie technologiczni – najczęściej w przypadku webinarów, głównym celem tego producenta jest logistyka, która obejmuje zapewnienie zarządzania technicznego i wsparcia.
• Facylitatorzy programu – Ten producent zna zarówno treść, jak i technologię. W razie potrzeby może pełnić rolę prezentera.
• „Im większe zaufanie zostanie zbudowane między tymi dwiema osobami, tym lepsza będzie sesja”.
• Producent ułatwiający może być częścią bardziej dynamicznej współpracy z prezenterem, a nawet tworzyć partnerstwo. Pracując razem, spotykają się, aby się poznać i dzielić strategiami i zasobami. Producenci muszą najpierw spełnić wymagania techniczne. Razem mogą płynnie prowadzić sesję, dobrze się komunikować i sprawić, że sesja będzie żywa, skuteczna i interesująca dla wszystkich uczestników.

O autorze

• Była dyrektor ds. wirtualnych usług szkoleniowych w Dale Carnegie Training Kassy LaBorie jest założycielką i głównym konsultantem w Kassy LaBorie Consulting.