Jak najlepsze organizacje wygrywają dzięki ustrukturyzowanym i inkluzywnym rekrutacjom

Jon Stross i Daniel Chait

Wiley, 2021

Zbyt wiele organizacji cierpi z powodu przestarzałych lub nieskutecznych systemów rekrutacji. Według ekspertów ds. rekrutacji, Jona Strossa i Daniela Chaita, narzędzia technologiczne, takie jak oprogramowanie do śledzenia kandydatów (ATS), same w sobie niewiele pomogą. Autorzy oferują praktyczne wskazówki, które pomogą firmom przekształcić chaotyczne praktyki rekrutacyjne w systemy strategiczne. Autorzy mogą nieco wyolbrzymiać korzyści, jakich można oczekiwać od inwestycji w zatrudnianie, ale przekonują, że lepsze praktyki rekrutacyjne przynoszą solidny zwrot z inwestycji.

Tłumaczenie maszynowe opracowane na wyjazdy integracyjne, może zawierać nieścisłości i błędy językowe.

Wnioski

• Większość organizacji cierpi z powodu zepsutych lub nieistniejących systemów rekrutacji.
• Ustanowienie ustrukturyzowanego procesu i systemu rekrutacji wymaga wysiłku.
• Organizacje zorientowane na talenty opracowują przewodniki dla każdego ankietera i śledzą postępy w zatrudnianiu.
• Zbuduj doskonały, skalowalny proces rekrutacji.
• Podejmij działania, aby przejść przez cztery etapy skali dojrzałości zatrudniania: od chaotycznego lub niespójnego, przez systemowy, aż po strategiczny.
• Śledź wskaźnik wartości życiowej pracownika (ELTV).
• System rekrutacji powinien zapewniać stały dopływ najlepszych kandydatów.
• Postaraj się zatrudnić najlepszą na świecie osobę na każde ze swoich stanowisk.
• Zbieraj i analizuj dane, aby kierować procesem rekrutacji.
• Strategiczne zatrudnianie wymaga mistrza na wyższych szczeblach – „twórcy talentów”.

Podsumowanie

• Większość organizacji cierpi z powodu zepsutych lub nieistniejących systemów rekrutacji.
• W zepsutym procesie rekrutacji nieprzygotowani i źle wyszkoleni ankieterzy zadają przypadkowe, a nawet nielegalne pytania, nie robią notatek i oferują subiektywne oceny. Rekruterzy mają zbyt mało informacji. Planują rozmowy kwalifikacyjne, a menedżerowie ds. rekrutacji albo się na nich nie pojawiają, albo przychodzą nieprzygotowani.

• „Osoby przeprowadzające rozmowy kwalifikacyjne często nie są szkolone ani instruowane, jak przeprowadzić dobrą rozmowę. Ponadto mogą nie mieć pojęcia, o co będą pytać inni ankieterzy lub kim w ogóle są”.
• Menedżerowie ds. rekrutacji czują się zakładnikami rekruterów. Nikt nie informuje ich o statusie otwartych rekrutacji, więc często sami obsadzają stanowiska. Alternatywnie, zatrzymują słabych pracowników, aby całkowicie uniknąć procesu rekrutacji. Organizacje z niesprawnymi procesami rekrutacyjnymi nie wykorzystują najbardziej dostępnego i wartościowego elementu rekrutacji: poleceń pracowników.

• Ustanowienie ustrukturyzowanego procesu i systemu rekrutacji wymaga wysiłku.
• Dla większości firm dobrze zorganizowany system rekrutacji stanowi transformację i wymaga ciągłego doskonalenia i czujności. Organizacje, które przodują w zatrudnianiu, tworzą kuszące oferty pracy, które przyciągają więcej i lepszych talentów. Osoby przeprowadzające rozmowy kwalifikacyjne korzystają z przygotowanych przewodników, zadają sensowne pytania, uważnie słuchają odpowiedzi kandydatów i sporządzają szczegółowe notatki. Potencjalni pracownicy opuszczają każdy etap procesu, wiedząc, czego mogą się spodziewać w następnej kolejności i otrzymują wiadomości e-mail lub telefony – a nawet podziękowania. Kandydaci mają tendencję do chwalenia firmy, nawet jeśli nie otrzymają oferty.

• Organizacje zorientowane na talenty opracowują przewodniki dla każdego prowadzącego rozmowę kwalifikacyjną i śledzą postępy w zatrudnianiu.
• Wykwalifikowane panele przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne przy użyciu zestawów do rozmów i kart wyników. Panele przeprowadzają swoje oceny lub karty wyników niezależnie, aby uniknąć myślenia grupowego. Paneliści spotykają się później, aby porównać notatki i osiągnąć konsensus. Menedżerowie ds. rekrutacji szanują rekruterów i dostarczają szczegółowych informacji na temat swoich potrzeb. Rekruterzy śledzą proces, wprowadzając informacje do systemu śledzenia kandydatów (ATS) lub arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu przyszłe analizy mogą prowadzić do ciągłego doskonalenia.

• „Ponieważ charakter pracy uległ zmianie, a wielkie talenty mają większą moc niż kiedykolwiek wcześniej, zatrudnianie stało się powodem, dla którego niektóre organizacje odnoszą ogromne sukcesy”.
• Menedżerowie ds. rekrutacji używają ATS lub arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia postępów. Wykorzystują te dane w swojej pracy z rekruterami, aby opracowywać bardziej precyzyjne ogłoszenia o pracę i bardziej ukierunkowane pozyskiwanie pracowników. Ich nagrodą są lepsze i szybsze rekrutacje.

• W miarę jak proces rekrutacji i system łączą się i przynoszą wyniki, kadra kierownicza zyskuje pewność, że firma jest w stanie znaleźć i zatrudnić wystarczającą liczbę talentów, aby osiągnąć strategiczne cele. Gdy pracownicy polecają innych, nie tracą twarzy w oczach swoich znajomych, nawet jeśli ci znajomi nie otrzymają ofert.

• Zbuduj doskonały, skalowalny proces rekrutacji.
• Większość dzisiejszych firm otrzymuje wystarczającą liczbę aplikacji na większość swoich stanowisk, ale okazuje się, że otrzymują niewiele, jeśli w ogóle, aplikacji od światowej klasy talentów. Konkurencja o najlepszych stała się coraz bardziej intensywna we wszystkich dziedzinach.

• „Firmy potrzebują ludzi bardziej niż kiedykolwiek. Jednocześnie ludzie potrzebują firm mniej niż kiedykolwiek”.
• W wielu zawodach liczba ogłoszeń i ofert pracy już teraz przewyższa liczbę osób poszukujących pracy. Kiedy znajdziesz świetnego kandydata i złożysz mu ofertę, często będzie on miał wiele innych opcji do wyboru. Dlatego też musisz zbudować doskonały, skalowalny proces rekrutacji.

• Podejmij działania, aby przejść przez cztery fazy skali dojrzałości zatrudniania: od chaotycznego lub niespójnego, przez systemowy, aż po strategiczny.
• Oprócz generowania niepotrzebnego stresu i utrwalania błędnego koła gorszych praktyk, chaos szkodzi twojej reputacji jako pracodawcy. Zatrudniane osoby mają równe szanse na niepowodzenie, a szanse na znalezienie najlepszego kandydata – poza zwykłym szczęściem – zbliżają się do zera.

• „Zatrudnianie jest matką wszystkich zmiennych, tą, która może zwiększyć wydajność do księżyca lub może rozbić firmę w mgnieniu oka”.
• Kiedy przerwiesz cykl chaosu, dążąc do bardziej konsekwentnego zatrudniania lepszych talentów, osiągniesz etap drugi. Proces rekrutacji opiera się teraz na kilku kompetentnych i sumiennych osobach. Odnosisz sukcesy, ale masz trudności ze skalowaniem tych zwycięstw, ponieważ nie usystematyzowałeś swojego procesu.

• Idąc dalej, wykorzystujesz ekspertów i inwestujesz w szkolenia, rozwój i systemy zatrudniania. Pomaga to przejść do trzeciego etapu, podczas którego tworzy się masa krytyczna kompetentnych graczy, pracujących razem jako zespół w systematyczny sposób. Lepsze procesy zaczynają się powtarzać i skalować w całej firmie, ponieważ nacisk przenosi się z indywidualnych działań na zatrudnianie zespołów.

• Na czwartym etapie organizacje stają się strategiczne w kwestii zatrudniania. Wszyscy, od menedżera ds. rekrutacji po rekrutera, koncentrują się na szczegółach. Rekruter wie, jaką pracę będzie wykonywał ostatecznie zatrudniony pracownik. Cieszą się produktywną komunikacją z menedżerem ds. rekrutacji i rozumieją szczegóły i specyfikacje tego, czego potrzebuje firma. Szczegółowy zestaw do rozmowy kwalifikacyjnej prowadzi przeszkolonych ankieterów przez cały proces. Polecenia płyną nieprzerwanie, ponieważ pracownicy ufają procesowi i wiedzą, że ich znajomi będą cieszyć się pierwszorzędnym doświadczeniem w zakresie rekrutacji. Na czwartym etapie firmy przeprowadzają ankiety wśród nowych pracowników i osób, z którymi przeprowadzono rozmowy kwalifikacyjne na późnym etapie, aby uzyskać wgląd i dane.

• Począwszy od sourcerów, a skończywszy na onboarderach, osoby, które mają styczność z procesem rekrutacji w dowolnym momencie na etapie czwartym, prowadzą zapisy w arkuszach kalkulacyjnych, ATS lub bazach danych, aby umożliwić ciągłe uczenie się i doskonalenie. W targach pracy uczestniczą zweryfikowani menedżerowie ds. rekrutacji i/lub rekruterzy, którzy są zgodni – pod względem płci, wieku, zawodu, ukończonej uczelni lub innych kryteriów – z kandydatami, których chcesz przyciągnąć.

• Poza lepszymi procesami i większą współpracą, firmy rekrutacyjne na czwartym etapie przechowują dokładne dane, analizują je i wykorzystują do standaryzacji i skalowania swoich procesów. Po rozpoczęciu gromadzenia wartościowych danych można przewidzieć najlepsze miejsca do zamieszczania ogłoszeń o pracę oraz właściwe słowa i frazy, których należy używać w swoich postach. Będziesz lepiej szacować i skracać czas rekrutacji. W miarę doskonalenia procesów, w tym onboardingu, i przyciągania lepszych talentów, czas od kandydata do produktu wzrasta, a czas i koszty zatrudnienia maleją.

• „Wiele organizacji mówi, że „ludzie są naszym najważniejszym zasobem”, ale nie mają pojęcia, jak obliczyć ogólny zwrot z inwestycji w ten „najważniejszy” zasób”.
• W miarę budowania świetnej reputacji na czwartym etapie rekrutacji, największe talenty będą częściej szukać lub akceptować Twoje oferty, pozostawiając mniej renomowane firmy próbujące przebić Twoją ofertę.

• Śledź wskaźnik wartości życiowej pracownika (ELTV).
• Większość organizacji jest w stanie obliczyć często wysokie koszty zatrudniania pracowników, ale nie wartość strategicznego, a nie chaotycznego zatrudniania. Bez tej wiedzy zwolennicy lepszego systemu nie mogą opracować wiarygodnego uzasadnienia biznesowego. Ludzie to nie widżety, więc nie można oczekiwać księgowej precyzji nawet w najbardziej ostrożnych działaniach dotyczących talentów.

• Zatrudnianie pracowników kosztuje i potrzeba czasu, by nowi pracownicy osiągnęli punkt, w którym ich wkład pokrywa koszty. Gdy zaczną wnosić wkład, ich wyniki rosną, generalnie osiągają plateau, a następnie gwałtownie spadają, gdy opuszczają firmę. ELTV można oszacować na tym kontinuum.

• „Ostatecznie zatrudnianie jest decyzją biznesową, a firmy potrzebują pomiarów”.
• Im szybciej dotrzesz do płaskowyżu, tym wyższą wydajność pracowników możesz osiągnąć, zanim dojdzie do wyrównania, a im dłużej utrzymasz tam swoich pracowników, tym wyższy będzie ELTV. Lepszy onboarding pozwala nowym osobom szybciej wnieść swój wkład. Ciągły rozwój i coaching pozwala im osiągnąć szczytową wydajność i zatrzymać ich w firmie na dłużej. ELTV stanowi solidne oszacowanie, a nie dokładną księgowość; niemniej jednak powinien zapewnić wiarygodność w oczach kierownictwa. Idealnie byłoby, gdyby liderzy postrzegali zatrudnianie jako inwestycję, a nie koszt.

• System rekrutacji powinien zapewniać stały dopływ najlepszych kandydatów.
• Sam zakup systemu ATS może jedynie przyspieszyć i dodać mocy złym procesom. Najpierw napraw swoje procesy. Postanów zrozumieć powiązania biznesowe z rolami, które chcesz obsadzić, i korzystaj z powtarzalnego, elastycznego systemu zatrudniania za każdym razem. Następnie wykorzystaj wygenerowane dane do ciągłego ulepszania systemu.

• „Jedynym sposobem, w jaki możesz kontrolować swoją reputację, jest przemyślenie procesu rekrutacji i sprawienie, by był on tak dobry, że zupełnie obcy ludzie będą przeprowadzać z Tobą rozmowy kwalifikacyjne i pisać Ci pochlebne recenzje, nawet jeśli nie dostaną pracy”.
• Twój system powinien usprawnić proces rekrutacji do tego stopnia, że Twoja marka talentów zyska na wartości. Gdy kandydaci odwiedzą strony takie jak Glassdoor i Indeed, zobaczą dobre recenzje. Zacznij od doskonałego opisu stanowiska związanego z potrzebami biznesowymi. Opracuj atrakcyjne ogłoszenie o pracę, aby promować stanowisko. Pozostań w kontakcie z kandydatami, aby informować ich o statusie – nie za pomocą formularzy e-mail, ale osobiście. Dokumentuj proces rekrutacji z perspektywy kandydata – od początku do końca – aby znaleźć i usunąć czynniki drażniące i wąskie gardła.

• Przekazuj kandydatom informacje – im więcej, tym lepiej – a w przypadku rozmów kwalifikacyjnych zapewnij wskazówki dotyczące tego, gdzie zaparkować, z której windy skorzystać, kto ich przywita, nazwiska i stanowiska osób prowadzących rozmowę itp. Po rozmowie podziękuj potencjalnym pracownikom i informuj ich na bieżąco. Te proste działania tworzą kompleksowe pozytywne doświadczenie dla kandydatów.

• Postaraj się zatrudnić najlepszą na świecie osobę na każde ze swoich stanowisk.
• Celuj wysoko, aby pozyskać najlepsze talenty. Nie zatrzymasz ich wszystkich, ale kiedy odejdą, prawdopodobnie zrobią to ze względu na awans. Jeśli tak, wykorzystaj ten sukces, aby zachęcić kolejną osobę do objęcia ich roli. Zarzuć szeroko sieć w poszukiwaniu najlepszych talentów i ukierunkuj swoje inwestycje zgodnie ze stanowiskami, które masz nadzieję obsadzić.

• Unikaj wydatków na zewnętrznych rekruterów i agencje, które często pobierają 20%-30% rocznego wynagrodzenia nowego pracownika. Skup się na budowaniu potencjału wewnętrznych rekruterów. Korzystaj z mediów społecznościowych, bierz udział w ukierunkowanych wydarzeniach rekrutacyjnych, inwestuj w kanały sourcingowe i wykorzystuj system poleceń pracowniczych.

• „Nawet jeśli przeszedłeś do ustrukturyzowanego świata, nie zrealizujesz od razu wszystkich swoich marzeń związanych z danymi”.
• Proces polecania pracowników nie musi wiązać się z wysokimi kosztami. Zamiast nagradzać pojedynczego pracownika tysiącami dolarów, gdy firma zatrudni jego lub jej konkretnego poleconego, nagradzaj wszystkich za polecanie. Stosuj niewielkie nagrody za każde polecenie, ale także umieść nazwisko każdego pracownika w losowaniu na koniec roku, aby wygrać coś dużego i wartego uwagi, na przykład drogie wakacje dla zwycięzcy i jego rodziny. Rozważ zbudowanie wewnętrznego rynku talentów, aby zachęcić obecnych pracowników i osoby przez nich polecone do wyszukiwania wolnych stanowisk i aplikowania.

• Wysiłki te pomagają budować pule kandydatów i zatrzymywać talenty, ponieważ wartościowi pracownicy znajdują następną pracę w firmie. System ten generuje również ruch na stanowiska z zewnętrznych znanych talentów – jest to korzystne dla obu stron.

• Zbieraj i analizuj dane, aby kierować procesem rekrutacji.
• Potrzebujesz danych i środków do ich śledzenia, aby skoncentrować swoje wysiłki na właściwych rzeczach. Śledź, ilu wykwalifikowanych kandydatów generujesz na każde ogłoszenie o pracę. Mierz trendy w odpowiedziach na ankiety wśród kandydatów; szybkość procesu rekrutacji od ogłoszenia o pracę do zatrudnienia; stosunek ofert pracy do akceptacji pracy; oraz liczbę udanych zatrudnień w porównaniu z celami zatrudnienia.

• Strategiczne zatrudnianie wymaga mistrza na wyższych szczeblach – „twórcy talentów”.
• Ani rekruterzy, ani menedżerowie ds. rekrutacji, ani osoby przeprowadzające rozmowy kwalifikacyjne nie odgrywają najważniejszej roli w zatrudnianiu; robią to liderzy. Liderzy muszą stać się twórcami talentów: ludźmi, którzy mówią o znaczeniu doskonałych praktyk rekrutacyjnych i demonstrują wysoki priorytet rekrutacji poprzez działania, decyzje i zachowania.

• „Nawet w najlepiej zarządzanych organizacjach z niesamowitymi systemami rekrutacji, nadal jest dużo ciężkiej pracy, aby to zadziałało”.
• Talent Maker napędza zmiany potrzebne do zbudowania światowej klasy systemu rekrutacji. CEO powinien wspierać ten wysiłek, jeśli nie go prowadzić. Liderzy, w tym CEO, powinni obserwować Glassdoor i podobne strony, aby reagować na krytykę lub pochwały firmy.

• Liderzy – jako twórcy talentów – powinni spotykać się z kandydatami, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne, czytać oferty pracy i pojawiać się podczas wdrażania.

O autorach

• Daniel Chait i Jon Stross są współzałożycielami i, odpowiednio, dyrektorem generalnym i prezesem Greenhouse, firmy zajmującej się technologią rekrutacji.