Jeb Banner

Boardable, 2021

Jeśli jesteś członkiem zarządu, prawdopodobnie przyzwyczaiłeś się już do uczestnictwa w wirtualnych spotkaniach. Wraz ze złagodzeniem ograniczeń związanych z pandemią i ponownym umożliwieniem spotkań osobistych, spotkania zarządu przechodzą na format hybrydowy, obejmujący zarówno uczestników fizycznych, jak i zdalnych, wyjaśnia Jeb Banner, dyrektor generalny Boardable. Ten hybrydowy układ stwarza nowe wyzwania – i nowe możliwości optymalizacji dyskusji, zwiększenia frekwencji i zwiększenia różnorodności. Każdy, kto organizuje spotkania hybrydowe, skorzysta z porad Bannera.

Streszczenie oryginału tłumaczone algorytmicznie (przepraszamy za ewentualne błędy) jako materiał na nasze wykłady integracyjne.

Korzyści

• Wykorzystanie formatu hybrydowego w celu zwiększenia różnorodności, wydajności i frekwencji na spotkaniach.
• Podjęcie proaktywnych kroków w celu utrzymania zaangażowania zdalnych uczestników podczas spotkań hybrydowych.
• Zastosuj sześciostopniowy proces, aby spotkania hybrydowe zakończyły się sukcesem, na przykład ustalając jasne zasady i limity czasowe.

Podsumowanie

• Wykorzystaj format hybrydowy, aby zwiększyć różnorodność, wydajność i frekwencję na spotkaniach.
• W miarę łagodzenia ograniczeń związanych z pandemią COVID-19 wiele firm prowadzi spotkania hybrydowe, w których uczestnicy uczestniczą zarówno fizycznie, jak i wirtualnie. Około jedna czwarta wszystkich spotkań odbywa się obecnie w ten sposób – a liczba ta rośnie. Hybrydowy format spotkań ma kilka zalet, które wykraczają poza ochronę ludzi przed wirusem. Dotyczy to zwłaszcza spotkań zarządu. Po pierwsze, umożliwienie członkom zarządu dołączenia zdalnie otwiera możliwość zwiększenia różnorodności i odmiennych perspektyw, poprzez włączenie członków z różnych lokalizacji geograficznych lub z niepełnosprawnościami fizycznymi. Po drugie, spotkanie hybrydowe może zwiększyć wskaźniki frekwencji, ponieważ członkowie zarządu nie będą musieli podróżować. Wreszcie, technologia wirtualnych spotkań może sprawić, że będą one bardziej wydajne, skoncentrowane i satysfakcjonujące.

• Podejmij proaktywne kroki, aby utrzymać zaangażowanie zdalnych uczestników podczas spotkań hybrydowych.
• Moderatorzy hybrydowych spotkań zarządu muszą zoptymalizować udział zdalnych uczestników, na przykład wzywając ich do dzielenia się uwagami przed kamerą. Przygotuj szczegółową agendę i spraw, by spotkanie było jak najbardziej interaktywne, aby utrzymać koncentrację zdalnych uczestników. Upewnij się, że spotkania są wolne od usterek technologicznych lub oprogramowania, a transmisja danych jest bezpieczna, aby wirtualni uczestnicy mogli w pełni uczestniczyć.

• Zastosuj sześciostopniowy proces, aby spotkania hybrydowe były udane, na przykład ustalając jasne zasady i limity czasowe.
• Przewodniczący zarządu muszą wziąć pod uwagę sześć kroków podczas przygotowań do hybrydowego posiedzenia zarządu:

• Upewnij się, że regulamin organizacji i lokalne przepisy bezpieczeństwa zezwalają na spotkania hybrydowe. Wdrożenie wszystkich protokołów bezpieczeństwa związanych z pandemią określonych przez władze lokalne.
• Wzbogać swoją platformę wirtualnych spotkań zarządu o narzędzia programowe, które umożliwiają łatwe udostępnianie dokumentów i wszechstronne funkcje połączeń wideo. Ponadto funkcje ankietowania dobrze nadają się do inkluzywnego i skutecznego podejmowania decyzji.
• „Niech obecni prezenterzy dołączą wirtualnie i patrzą na swoje laptopy podczas mówienia”.
• Ustal podstawowe zasady dla zdalnych uczestników, aby utrzymać spotkanie na właściwym torze. Na przykład, wycisz mikrofony, gdy się nie odzywasz, podnieś ręce przed zabraniem głosu, zminimalizuj rozpraszanie uwagi online i poinformuj ludzi na czacie o opuszczeniu spotkania.
• Zoptymalizuj agendę spotkania, aby była jak najbardziej produktywna. Rozpocznij spotkanie od najważniejszego punktu dyskusji. Określ cel każdego punktu agendy, aby spotkanie było skoncentrowane. Określ limity czasowe dla każdego punktu agendy. Udostępnij agendę spotkania z wyprzedzeniem, aby członkowie zarządu mogli być dobrze przygotowani.
• Zadbaj o zaangażowanie wszystkich uczestników spotkania. Niech każdy powie coś na początku spotkania, potwierdzając swoją obecność lub odpowiadając na pytanie przełamujące lody. Niech ktoś, kto jest fizycznie obecny na spotkaniu, działa jako ambasador wirtualnych uczestników. Ambasador powinien mieć oko na to, kto ma podniesioną rękę i kto może mieć trudności techniczne. Upewnij się, że uczestnicy wirtualni mają dostęp do wszystkich istotnych dokumentów, w tym kopii fizycznych formularzy udostępnionych uczestnikom osobistym.
• „Ktoś, kto uczestniczy w spotkaniu osobiście, powinien być oczami i uszami wirtualnych uczestników, aby upewnić się, że ich głos zostanie wysłuchany”.
• Po spotkaniu upewnij się, że wszyscy wiedzą, jakie dalsze zadania mają wykonać i w jakim terminie. Poproś wszystkich uczestników o informacje zwrotne na temat przebiegu spotkania i tego, co można poprawić.

O autorze

• Jeb Banner jest dyrektorem generalnym Boardable, dostawcy oprogramowania do zarządzania zarządem.